Digitale prosjekter: Alt du trenger å vite

Det finnes mer enn bare én type digitalt prosjekt. Enhver bransje, organisasjon og kollega er unik, og det samme gjelder digitale prosjekter.

Faktorer som avgjør typen prosjekt

Mange faktorer spiller en rolle i å bestemme hvilken type digitalt prosjekt du står overfor. Prosjektstyringsløsningen Sinnaps nevner følgende faktorer:

Prosjektomfang

Rekkevidden, skalaen og effekten av et prosjekt. Spesifiserer arbeidsdetaljer, antall involverte personer og suksessfaktorer. Prosjekter kan være store eller små.

Tidsramme

Beskrivelse av et prosjekt og til og med deler av et prosjekt fra begynnelse til fullføring eller resultatvurdering. Tidsrammen bestemmer om prosjektet eller dets deler vil være korte eller lange, kontinuerlige eller endelige.

Organisering

Organisering er en viktig del av prosjektplanleggingen og refererer til hvordan oppgaver og aktiviteter organiseres og prioriteres. Organisering er også en viktig faktor i klassifiseringen av prosjekttypen.

Kostnad

Et prosjekt kan være relativt billig eller veldig dyrt, avhengig av omfang, tidsramme og organisering. Kostnaden oppsummerer disse faktorene og kan hjelpe deg med å klargjøre din klassifisering ytterligere.

Kommunikasjon

Hvordan du og dine kollegaer kommuniserer (ansikt til ansikt, videosamtale, chat, e-post) kan hjelpe med å bestemme følgende: Er prosjektet innenfor en enkelt avdeling, på tvers av forskjellige avdelinger, på tvers av forskjellige organisasjoner, eller på tvers av forskjellige regioner?

Interessenter

Antallet involverte interessenter kan i stor grad forme omfanget av et prosjekt. Jo større prosjektet er i form av kostnader og ressurser, jo flere interessenter er sannsynligvis involvert.

Oppgavetildeling

Typen prosjekt påvirkes også av hvordan ulike oppgaver og aktiviteter tildeles teammedlemmer. Er ansvaret individuelt eller kollektivt definert? I de fleste tilfeller er en prosjektleder ansvarlig for de overordnede oppdragene og fremgangen.

Eksempler på brede prosjekter

Digital transformasjon er et eksempel på et stort og kontinuerlig digitalt prosjekt mange bransjer og bedrifter står overfor i dag. Andrew Annacone, administrerende partner i TechNexus Venture Collaborative, nevner fire typer digitale transformasjonsprosjekter:

Prosessendring

Moderne teknologi, som analytikk, API-er og maskinlæring, har gjort det mulig for organisasjoner å gjenoppfinne sine forretningsprosesser. Dette senker kostnader, reduserer tidsbruk og øker kvaliteten.

Endring av forretningsmodell

Digital teknologi kan også endre selve forretningsmodellen. Dette er de grunnleggende byggesteinene for hvordan verdi genereres i bransjen. Å skape verdi på nye måter, slik som Uber gjorde for taxibransjen og Airbnb gjorde for hotellbransjen, er et omfattende prosjekt som involverer mange interessenter og forretningsenheter.

Endring av domene

Å utvide til en annen bransje, enten en etablert en eller en helt ny på grunn av digital transformasjon er et annet eksempel på et storskala-prosjekt. Et eksempel er den tidligere online bokhandelen Amazon som lanserte den vellykkede nettsky/infrastrukturtjenesten AWS.

Kulturell/organisatorisk endring

For å holde seg i live i dagens bransje med skiftende forbrukeratferd omfavner de mest visjonære organisasjonene en kultur for innovasjon. En fullstendig, langsiktig digital transformasjon krever et annet tankesett, prosesser og ferdigheter enn i går. Dette kan føre til prosjekter som tar sikte på å skifte til agile arbeidsflyter, testing og læring, desentralisert beslutningstaking, og så videre.

Eksempler på smalere prosjekter

I din rolle som digital leder vil du sannsynligvis stå overfor flere mindre prosjekter i organisasjonen din, enten de er endelige eller kontinuerlige. Prosjektplanleggingsleverandøren TeamGantt lister opp følgende eksempler:

Programvare- og mobilapputvikling

Utvikling av en applikasjon kan være en ganske enkel eller mer avansert prosess, avhengig av kompleksiteten til det foreslåtte produktet. I alle tilfeller er målet ganske klart, og prosjektteamet jobber mot utgivelsen av den gitte programvaren.

Nettsidedesign og -utvikling

Dette prosjektet ligner på programvare- og apputvikling, men med noen forskjeller i produktegenskaper. Et bemerkelsesverdig aspekt er introduksjonen av progressive web-apper, som kombinerer tradisjonelt separate nettsider og mobilapper. Å oppgradere publiseringsløsningen din er et annet eksempel på nettsideutvikling.

Digitale markedsføringskampanjer

Lanseringen av et nytt produkt eller tjeneste, en ny rapport, en endring i organisasjonen, eller forsøket på å øke bevisstheten rundt et gitt problem. Alt dette krever en digital markedsføringskampanje. Slike kampanjer kan bestå av et stort antall ressurser, hendelser og involverte personer, og krever derfor den stødige hånden til en prosjektleder.

UX/UI-design

Å skape en flott brukeropplevelse og brukergrensesnitt er en evigvarende kamp. Dette krever selvfølgelig prosjekter rettet mot å forbedre slike ting for sluttbrukere og andre interessenter.

Innholdsstrategi

Å utforme en innholdsstrategi i tråd med den bredere organisasjonsstrategien er et annet eksempel på et prosjekt. Det kan involvere administrerende direktør, markedsføringssjef og andre interessenter.

SEO/SEM

Forbedring av søkemotoroptimalisering og søkemotormarkedsføring innebærer en prosess med å identifisere markedsutvikling, nøkkelord, smertepunkter, verktøyanskaffelse, arbeidsoppsett, og så videre. Som igjen fører til en annen type prosjekt enn de nevnte ovenfor.

Fellesnevnerne

I stedet for å fragmentere denne guiden med biter og stykker relevante for forskjellige typer digitale prosjekter, vil vi gå gjennom punkter relevante for alle typer. Disse vil være basert på deres fellesnevnere.

Disse fellesnevnerne er implisitte i strukturen av guiden, som innsalg, oppsett, ressursinnhenting, det faktiske arbeidet, forbedring og rapportering.

Ditt forslag har blitt godkjent og det digitale prosjektet går fremover. Nå er det på tide å sette opp formalitetene.

Bli enige om formål og KPI-er

Som nevnt ovenfor er det så viktig å ha et formål for ditt digitale prosjekt at du egentlig ikke kan starte uten det. Involver de relevante personene fra topp til bunn, og lag et eksplisitt dokument der formålet med prosjektet er angitt.

Den andre delen av denne fasen er å fastsette dine KPI-er (nøkkelresultatindikatorer). En KPI er en type prestasjonsmåling og kan hjelpe deg med å evaluere prosjektets suksess. ClearPoint Strategy tilbyr en liste over vanlige KPI-er, som:

• Fortjeneste
• Kostnader
• Kundens livstidsverdi (CLV)
• Kundens anskaffelseskostnad (CAC)
• Net promoter score (NPS)
• Kontantstrøm fra finansieringsaktiviteter
• Gjennomsnittlige årlige utgifter for å betjene en kunde
• EBITDA (inntjening før renter, skatter, avskrivninger og amortiseringer)
• Innovasjonsutgifter

Det kan være mange andre KPI-er. Det hele avhenger av de spesifikke behovene til prosjektet ditt og organisasjonen din. Velg de som gir mest mening i det begrensede omfanget av prosjektet ditt.

Muliggjør en primus motor

Enhver organisasjon og ethvert prosjekt trenger en ildsjel for å inspirere andre kolleger og for å få ting gjort. Du bør arbeide for å finne og muliggjøre en dyktig person med overbevisning, som har evnen til å ta avgjørelser i prosjektet eller i organisasjonen som helhet.

Hvis du ikke har en slik person om bord, kan resultatene bli det mange frykter i ethvert prosjekt som forsøker å være effektivt: Byråkrati og utvannet demokrati. Hvor alle får si sin mening om retningen, hvor prosessene er trege, og hvor handlinger fører ingensteds.

For å oppnå suksess i prosjektene dine, trenger du en person i en god arkitektonisk rolle, som er i stand til å ta avgjørelser både i funksjonalitet og på det tekniske. Gode produktstyringsferdigheter er også en svært ønsket bonus.

Sett opp dokumentasjon og et kvalitetssystem

Før man begir seg ut på en spennende prosjektreise er det lett å ignorere de "kjedelige" tingene i form av dokumentasjon. Men godt utført og grundig dokumentasjon er av vital betydning for prosjektet ditt, dine kolleger, revisjoner, læringspunkter og fremtidig gevinst.

En god dokumentasjonspraksis kan hjelpe deg med å gjøre følgende:

• Se hva som ble gjort, av hvem, og når
• Lær hvorfor spesifikke tiltak ble tatt, og andre ikke
• Se kildekoden/materialet/oppskriften på en løsning
• Kontrollere partnerhandlinger mtp. fakturering
• Forstå læringspunkter
• Gjennomgå fremgang
• Estimere fremtidige kostnader

Med god dokumentasjon kommer et kvalitetssystem. Dette er en spesifikk implementering av kvalitetskonsepter, standarder, metodologier og verktøy. Formålet er å oppnå kvalitetsrelaterte mål, som å opprettholde verifiserbar dokumentasjon.

Et kvalitetsstyringssystem sikrer at en organisasjon, produkt eller tjeneste er konsekvent. Det har vanligvis fire hovedkomponenter: kvalitetsplanlegging, kvalitetssikring, kvalitetskontroll og kvalitetsforbedring. Kvalitetsstyring er dermed fokusert ikke bare på produkt- og tjenestekvalitet, men også på midlene for å oppnå dette.

Formålet er å sikre at ingen handlinger eller juridiske krav overses i løpet av et prosjekt, og at du opprettholder en konsekvent kvalitet på arbeidet ditt.

Sett opp tidslinje og prosess

Det er knapt en hemmelighet at god planlegging er nøkkelen til en vellykket innsats. Hvis du ønsker at ditt digitale prosjekt skal lykkes, er den beste løsningen å planlegge på forhånd ved å sette opp en tidslinje og en prosessoversikt.

Hva forventes å skje når? Hva er de ulike milepælene? Hvilke handlinger vil være gjentakende, og hvilke handlinger vil representere enkelttilfeller? En tidslinje kan se slik ut i et hypotetisk eksempel:

En prosess kan se slik ut:

I fasen for å sette opp en tidsplan og prosess, kan du enten tilføye kun det grunnleggende eller gå så detaljert til verks som nødvendig. Poenget er at tidsplanen og prosessoversikten skal fungere som nyttige verktøy for deg og teamet ditt i ukene som kommer. Inviter kollegene dine til en økt hvor dere går gjennom punktene, og avgjør om det er klart og gjennomførbart.

Ikke glem skalering

Skalerbarhet er evnen til å vokse eller nedskalere en virksomhet i samsvar med endrede omstendigheter. Hvis du for eksempel implementerer et nytt rapporteringssystem i bedriften din, kan du starte smått i bare én avdeling.

Hvis prosjektet viser seg å være en suksess, kan du deretter skalere det opp for å påvirke flere avdelinger. Men dette forutsetter at prosjektet ditt er bygget for skalering fra starten av.

Skalering innebærer at du har en modulær kjerne i prosjektet ditt med muligheten til å legge til eller fjerne flere ressurser og/eller arbeidskraft. Kjernen driver prosjektet med et formål, en tidsplan og prosesser. Den kan også motta eller fjerne tilleggsfunksjoner sømløst etter hvert som omstendighetene tilsier det. Som ekstra koderessurser, juridisk vurdering eller rett og slett mer penger.

Så sørg for at du utformer et prosjekt som enkelt kan skaleres. Både opp og ned.

Uten verktøy ville vi mennesker vært nødt til å skrape i jorda med bare nevene. Men heldigvis har vårt rasjonelle sinn sørget for at vi har tenkt ut og skapt utallige verktøy til bruk i utallige situasjoner.

Hvordan velge digitale verktøy

Før du begir deg ut på en jakt etter de riktige verktøyene bør du huske på to tommelfingerregler:

1. Ikke gå for det første og beste
2. Gresset er ikke alltid grønnere på den andre siden

Når du undersøker verktøy kan det første du snubler over virke fantastisk, spennende og velegnet for å utføre oppgavene dine.

Men hvis du ikke har undersøkt andre verktøy, vet du ikke nødvendigvis hva du har gått glipp av med tanke på funksjonalitet, læringskurve, fellesskap og så videre. De fleste undersøkelser ender opp med minst to alternativer der du kan sammenligne fordeler og ulemper.

Også kan det hende du allerede har et verktøy du ikke er helt fornøyd med. Bare husk at selv om et annet verktøy kan virke nyere eller rett og slett annerledes, betyr det ikke nødvendigvis at det vil gjøre deg mer effektiv.

I denne situasjonen vil du gjøre lurt i å undersøke flere verktøy og sammenligne dem med hverandre og ditt opprinnelige verktøy opp mot kravene du har for å løse oppgavene dine effektivt.

Digital plattform

Et av de viktigste digitale verktøyene du kommer til å jobbe med, er din digitale plattform. Denne skapningen har mange navn på grunn av sin mangeartede natur, men de mest vanlige er: publiseringsløsning (CMS), digital opplevelsesplattform (DXP) og webopplevelsesstyring (WEM).

CMS-et er motoren bak organisasjonens digitale opplevelser. I en verden der en økende mengde bedrifter forventer at deres inntekter vil bli dominert av digitale tiltak, vil en fremtidsrettet digital plattform holde deg foran konkurrentene dine.

Å velge det rette CMS-et for din organisasjon kan hjelpe deg å øke inntektene, gjøre deg mer effektiv og holde kundene dine fornøyde. Med andre ord, det kan være nøkkelen til din langsiktige suksess.

En digital plattform vil være et kostbart, men fundamentalt verktøy som din organisasjon må jobbe med de neste 5–10 årene, minst. Å velge rett er derfor ikke noe man bør ta lett på.

Her er en foreslått prosess for å finne og velge det rette CMS-et:

• Offentlig forum med relevante byråer og leverandører
• Utsendelse av anbud
• Lage en langliste
• Forske på alle kandidater på langlisten og sammenligne med dine krav
  • Demo
  • Intervju
  • Sjekkliste for spesifikasjoner
• Lage en kortliste
• Invitere kandidater på kortlisten til å utføre en PoC (Proof of Concept)
• Endelig vurdering og dom

Markedsføringsforsterkende verktøy

Av sin natur bør et CMS/digital plattform være lett og fleksibelt. Hvorfor? Slik at du kan velge nøyaktig de markedsføringsverktøyene du elsker, slik at du kan integrere dem.

Selvfølgelig tilbyr mange leverandører en full markedsføringspakke med sitt produkt, noe som kan virke enkelt eller betryggende. Men dette er ikke alles foretrukne kopp te.

Å kombinere ditt CMS med kraftige markedsføringsverktøy er en flott måte å bygge en sømløs digital opplevelse for dine kunder. Se etter en digital plattform som har ferdige integrasjoner med analyseverktøy, markedsføringsautomatiseringsverktøy, SEO-verktøy, A/B-testingverktøy og mer.

Et godt CMS kjenner sine begrensninger. I stedet for å bygge sine egne verktøy for alle disse funksjonene, tilbyr det integrasjoner med de beste verktøyene som er tilgjengelige.

Mikrotjenester

Mikrotjenester er et teknisk aspekt du kan vurdere med tanke på arkitekturen til din digitale plattform og modulariteten til tredjeparts markedsføringsverktøy.

Dette er en samling separate tjenester i en applikasjon som er svært vedlikeholdbare og testbare, løst koblede, uavhengig distribuerte og organiserte rundt forretningsfunksjoner.

Eksempler på mikrotjenester kan være en forsikringskalkulator, et API for en bestilling, komponenter av et nettsted (som en boks for å vise et skjema) eller serversidefunksjonalitet (som en planlagt oppgave).

Mikrotjenester passer inn i moderne skyinfrastruktur, med mange mindre komponenter som kjører og som er enklere å teste, distribuere og vedlikeholde for DevOps.

Siden de består av mindre deler, tillater mikrotjenester at dine kolleger kan være mer autonome, i den forstand at de lettere kan gjøre endringer uten å forstyrre andre deler av ditt digitale prosjekt.

I tillegg kommer den modulære naturen, ingen "single point of failure", at utviklerne dine kan begynne å bygge løsninger raskere og skalere etter behov, og at mikrotjenester kan virke uimotståelige.

Men vær oppmerksom på mulige fallgruver. Dette kan inkludere dårlig konstruksjon av arkitekturen, en mer fragmentarisk natur og muligens mer utfordrende testing.

Som alle verktøy, bør du vurdere nøye om mikrotjenester passer for din organisasjon.

Rapportering kan høres ut som kjedelig og plagsomt arbeid, men du må huske på følgende: Rapporter er et uvurderlig verktøy for å hjelpe deg med å dokumentere og forbedre hva dere gjør.

Å vite hva som var forventet, hva som faktisk hendte (og når) og hva resultatene ble er en kilde som du, ditt team og dine interessenter kan bruke for å oppnå viktig lærdom, identifisere svake punkter og fremheve beste praksis.

Med andre ord: du kan bruke de tørre, støvete rapportene for å jobbe enda mer effektivt og skape mer verdi i fremtiden. Du må bare lære å skrive dem og hva slags rapporter du bør bruke i ditt prosjekt.

Det som følger er en generell veiledning med vanlige prinsipper og steg, inspirert av BrightWork og Asana. Ikke alle stegene er nødvendigvis relevante for din spesifikke rapport, men du bør velge de som appellerer.

Slik skriver du en rapport

Bestem målet

Akkurat som du må ha et mål eller et formål når du starter et prosjekt, må du være målrettet når du skriver en rapport. Å ha et uttalt mål gjør det mulig for deg å skrive mer klart, og tenke på om du trenger å beskrive, forklare, anbefale eller overtale. Det hjelper deg også med å definere målgruppen.

Navngi rapporten din

Et godt, beskrivende navn fungerer som en forkortelse for hva rapporten handler om. Hvis rapporten skrives med jevne mellomrom, vurder å legge til datoen i navnet også. Eksempler inkluderer "Mai 2024 – Prosjektstatus" eller "Risikovurdering for prosjekt X."

Forstå målgruppen din

Målgruppen for rapporten din bør påvirke tonen i rapporten. Å skrive for en ledergruppe er for eksempel annerledes enn å skrive for ditt eget team.

Ved å kjenne målgruppen din, deres stil og deres smertepunkter, kan du skreddersy innholdet for å gjenspeile deres egne preferanser og verdier, og dermed gjøre dem mer mottakelige for rapporten.

Rapportformat og type

Målet og målgruppen for rapporten din bestemmer dens formelle utseende. Vil den være skriftlig, eller vil den bli levert muntlig? Bør språket være formelt eller uformelt? Vil rapporten ta for seg økonomiske, tekniske eller faktamessige spørsmål – eller alle sammen? Finnes det ferdige maler tilgjengelig i organisasjonen din?

Angi prosjektstatus

I rapporteringsverdenen er tid essensielt. Du må anta at målgruppen din har lite tid. Det er derfor viktig å skrive klart, ha et beskrivende navn og raskt angi prosjektets status: Om det for øyeblikket er på rett spor, er i fare eller er avsporet.

Å legge til farger – henholdsvis grønn, gul og rød – er en annen nyttig visuell ledetråd.

Samle fakta og data

En rapport er ubrukelig uten solide referanser til fakta og data for å støtte dine påstander og konklusjoner. Bruk dine valgte verktøy og dashbord for å be om data i form av grafer, diagrammer og tabeller, og dermed understreke dine poeng.

Strukturer rapporten

Selv om du ikke skriver en roman, er en rapport likevel et integrert verk av prosa. Det er tre nøkkelkomponenter i dette tilfellet. Begynnelse, midtdel og slutt:

• Introduksjon: Gi en kontekst for rapporten og skisser de viktigste punktene du skal behandle.
• Hoveddel: Presenter bakgrunnsinformasjon, analyser, diskusjoner og anbefalinger. Trekk inn data og støttende grafikk for å understøtte din posisjon.
• Konklusjon: Samle alle funnene på en ryddig måte, i bunn og grunn essensen av hva rapporten har handlet om.

Gi en rask oppsummering av rapporten

Som et tillegg til rapportstrukturen, kan du legge til en seksjon før alle de andre i form av en rask oppsummering. Dette bør være kortfattet (husk de travle interessentene!) og forklare veldig kortfattet, i maksimalt 2–3 setninger, hva rapporten sier.

Velg to til tre nøkkelområder eller milepæler å fremheve

Selv om hoveddelen av rapporten din bør være betydelig utdypet, bør du også tenke på fokus og det vesentlige her. Et digitalt prosjekt kan være omfattende, og det kan være berettiget å bare inkludere 2–3 nøkkelområder eller milepæler å fremheve.

Vil du presentere prosjektelementene kronologisk ("vi gjorde x, y og z"), etter funksjonalitet ("utvikleren gjorde x, QA-sjefen gjorde y, redaktøren gjorde z") eller etter milepæler ("vi nådde mål x")?

Legg til en overordnet oversikt over hvert nøkkelområde

Selv om vi jobber hardt for å holde rapporten din kortfattet og visuelt tiltalende, kommer man ikke utenom at mengden innhold kan bli overveldende.

For å hjelpe til med å hindre dette, kan du legge til en slags "mini-oppsummering" før hvert nøkkelområde du behandler. Dette kan være å legge til noen punkter for å oppdatere leseren din om fremdriften, prestasjonene og det kommende arbeidet i det gitte området. Eksempler kan være "75 % av oppgavene fullført, 87 % av testene vellykket, neste sprint går som planlagt."

Legg til lenker til andre dokumenter eller verktøy

Siden en rapport skal være kortfattet, kan ikke alle informasjonsbiter og småfakta være til stede. Men noen interessenter vil kanskje vite mer. I dette tilfellet kan du inkludere lenker til mer grundig dokumentasjon eller verktøy du har brukt i det digitale prosjektet.

Gi oppmerksomhet til eventuelle problemer eller utfordringer

Ingen prosjekter har gått helt glatt fra start til slutt. Dette er helt naturlig, på grunn av kompleksiteten i alle de involverte menneskene, prosessene og ressursene.

Det er ingen vits i å late som om problemene ikke er der. I stedet bør du vie dem oppmerksomhet, slik at både interessenter og kolleger kan iverksette passende tiltak.

Lesbarhet og redigering

En rapport eksisterer ikke for sin egen skyld, for å bli lest av ingen. Bruk litt tid på å redigere og revidere innholdet, rens det for uklar formulering og gjør det mer lesbart med enkle formateringsalternativer og visuelle elementer. Inkluder kolleger for gjennomgangsformål.

Bonus: Mediumtype

Når du hører ordet "rapport", tenker du kanskje på den arketypiske mappen som inneholder side på side. Men en fysisk kopi trenger ikke å være mediet for rapporten din. Den kan være digital i form av en PDF, mens et annet alternativ kan være en wiki.

Hvis du for eksempel leverer ukentlige rapporter, kan en wiki enkelt la deg duplisere oppsettet og også la deg se tidligere rapporter øyeblikkelig for sammenligningsformål. Enda et annet rapportmedium kan være et interaktivt dashboard.

Evaluering av prosjektet

Mange av rapportene nevnt ovenfor handler om evaluering: Evaluering av risiko, GDPR/personvernspørsmål, prosjektstatus og budsjett. Det er imidlertid nyttig for deg å evaluere prosjektet selv for å identifisere om prosjektet leverte på alle fronter.

Å analysere fullførte mål, målsetninger, aktiviteter og budsjettkomponenter kan hjelpe deg med å fastslå om prosjektet er på rett spor, avviker litt, eller er helt ute av kurs.

Dette vil igjen gjøre det mulig for deg å lære av dine feil og suksesser, samt hjelpe deg med å forbedre dine og teamets anstrengelser i fremtidige tiltak.

Hva du skal evaluere

Mot slutten av et digitalt prosjekt er det nyttig å evaluere følgende aspekter, ifølge ProjectManager:

• Tidsplan: Sammenlign de faktiske datoene for dine viktige milepæler med de planlagte datoene. Vurder avvikene og innvirkningen de vil ha på prosjektet ditt som helhet, og rett opp om nødvendig
• Kvalitet: Evaluer kvaliteten på din digitale prosjektledelsespraksis og kvalitetssystem, og om du følger prinsippene. Sammenlign også teamets resultater med din kvalitetsstandard
• Kostnad: Sammenlign dine faktiske utgifter med det prosjekterte budsjettet. Utfør en prognose for å forutsi om du trenger å justere utgiftene dine på lengre sikt
• Teamtilfredshet: Sjekk regelmessig med teamet ditt for å finne ut hva de synes om prosjektet og hva du kan gjøre annerledes
• Ytelse til forretningscase: Sammenlign ditt faktiske prosjekt som det fremstår nå med den opprinnelige business-casen. Var de anslåtte fordelene realistiske? Eksisterer fortsatt problemet som prosjektet var designet for å løse?

Evalueringsverktøy og -metoder

Det kan være flere måter å evaluere ditt digitale prosjekt på i tillegg til rapporter. Sumac lister opp følgende:

• Undersøkelser: Kan brukes før og etter et prosjekt for å måle tilfredshet blant teammedlemmer, interessenter eller kunder. Kan utføres elektronisk, med penn og papir, eller gjennom et personlig intervju
• Observasjon: Kan brukes i f.eks. UX-testing før og etter en endring i et digitalt verktøy, en digital opplevelse osv., for å evaluere forskjeller i tidsbruk eller oppgaveløsing
• Kundehistorier: Grundig forskning på et gitt produkt, løsning eller person i forbindelse med ditt digitale prosjekt. En kundehistorie kan gi deg både kvalitative og kvantitative data for evaluering
• Fokusgrupper: Består vanligvis av 3–5 personer som representerer et tverrsnitt av målgruppen din. En fasilitator stiller målrettede, åpne spørsmål, noe som gir deg informasjon om hvordan respondentene oppfatter og påvirkes av ditt digitale prosjekt
• Intervjuer: Kan være 1-til-1 eller 1-til-mange, og brukes typisk for å samle markedsinformasjon, vurdere kunnskap, tilfredshet, interesse osv.

Evalueringplan

Ifølge MyMG er en evalueringsplan et dokument som definerer og utfører aktiviteter for å analysere et digitalt prosjekt etter spesifikke kriterier. Planen tar sikte på å fastslå prosjekteffektivitet gjennom sporing av fremgang på mål, fullføring av aktiviteter og fullføringsdatoer:

• Steg 1 - Identifiser resultater: Finn KPI-ene som vil la deg forstå fullføringsraten for ditt overordnede digitale prosjektmål
• Steg 2 - Velg evalueringsmetode: Velg én eller flere evalueringsmetoder som dekker så mye innvirkning som mulig for dine evalueringsformål
• Steg 3 - Opprett evalueringsrapport: Lag en evalueringsrapport som inkluderer dine konklusjoner om det digitale prosjektets evne til å produsere ønsket endring og oppnå tiltenkte mål