5 fallgruver ved å bytte CMS

Å bytte CMS i din organisasjon er ikke som å bytte mobiltelefon eller velge en ny arbeidsuniform – det er mye mer fundamentalt enn det. Et CMS er motoren bak dine digitale opplevelser, det påvirker kanalene der du samhandler med ditt publikum eller kunder, og det er et daglig verktøy for webredaktører. I tillegg må du leve med løsningen i flere år, gitt kostnadene og ressursene som er brukt på å implementere den.

Så, å bytte CMS er ingen oppgave man skal ta lett på. Fordi innsatsen er så høy og potensielle problemer kan forstyrre virksomheten, er det verdt å vurdere vanlige fallgruver og feil organisasjoner støter på når de bytter CMS.

Det er også nyttig å ha en sjekkliste for å velge riktig CMS i utgangspunktet:

1. For komplekst

Det er lett å bli blendet av store ord og en fancy demonstrasjon av et nytt, potensielt CMS. “Se på alle disse avanserte funksjonene! Se på de spektakulære nettstedene du kan lage med vårt verktøy!” Men det er like lett å glemme at webredaktører og innholdsskapere skal jobbe med dette verktøyet hver dag.

Brukeropplevelsen av et CMS er viktigere enn du tror. Det spiller ingen rolle hvor mange avanserte funksjoner det kan tilby hvis de vanlige brukerne ikke vet hvordan de skal bruke dem, eller hvis de er for tungvinne til å bruke daglig. Sørg for å velge et CMS med en ryddig oversikt, logisk arbeidsflyt, og lett tilgjengelig brukerstøtte.

Kompleksitet trenger heller ikke nødvendigvis å være begrenset til ikke-tekniske brukere. En gitt løsning kan være så kompleks og krevende at selv utviklere vil slite med å implementere den. Sørg for å gjøre en grundig undersøkelse av alle krav og prosesser før du tar et valg.

2. Manglende kjernefunksjoner

Et CMS kan virkelig være for komplekst for sitt eget beste, men det finnes en bakside – et CMS kan også være for enkelt. En verktøykasse uten hammer, skrutrekker, skiftenøkkel og tang er en dårlig verktøykasse – og det samme prinsippet gjelder for ditt CMS.

Som et minimalt utgangspunkt bør et nytt kvalitets-CMS i det minste tilby bildehåndtering, søkefunksjonalitet, tilpassede innholdstyper, sidebygger, og forhåndsvisning av innholdet ditt. Du vil bli overrasket over hvor mange publiseringsløsninger som mangler en eller flere av disse viktige funksjonene.

Se også: 9 grunner til at Enonic er CMS-et som forener din organisasjon »

3. Utilstrekkelige API-er

En vanlig fallgruve med et nytt CMS er at det mangler viktige API-er. “API” står for “Application Programming Interface” og er i hovedsak en verktøykasse som gjør at forskjellige systemer kan kommunisere med hverandre.

For våre formål i CMS-fallgruver, betyr utilstrekkelige API-er at et CMS er “låst” – at det er ment for spesifikt, sammenlåst innhold og presentasjon. For eksempel støtter det nye CMS-et kun innhold på nettstedet ditt, innenfor de gitte designmalene.

Et moderne og fleksibelt CMS bør være et hybrid CMS, noe som betyr at du kan gjenbruke innhold til andre formål enn det gamle, vanlige nettstedet. Tenk apper, utdrag på andre nettsteder, IoT, wearables, digitale skilt, og så videre. Tilstrekkelige API-er vil tillate utviklerne dine å levere innhold på tvers av forskjellige kanaler, og bør derfor være en prioritet hvis du vurderer å bytte CMS.

4. For få ressurser

Å finne, teste og validere et nytt CMS er absolutt ingen enkel oppgave, men det er en enkel oppgave sammenlignet med selve jobben med å implementere det. Ingen av disse oppgavene er enkle, men å gjøre det harde arbeidet med implementering er lettere sagt enn gjort.

Før du legger ut på et episk CMS-oppdrag, bør du sørge for at du har tilgang til kompetente utviklere med de rette ferdighetene. Enten det er en intern avdeling eller et eksternt byrå, bør utviklerne være både dyktige og tilgjengelige i den gitte tidsrammen.

Ikke gå glipp av: 12 måter Enonic kan hjelpe deg med å spare tid på daglige oppgaver »

5. Kostbar prosjektimplementering

Å utforme et budsjett for fremtidige prosjekter er ingen eksakt vitenskap, og kan kompliseres av flere forutsigbare og uforutsigbare faktorer. Dette burde ikke komme som en overraskelse for noen, men noen ganger er det nyttig å påpeke det åpenbare: det er vanskelig å estimere kostnadene ved å bytte CMS når du har brukt en gammel løsning i lang tid.

Uten å kjenne det nøyaktige omfanget og konsekvensene av et digitalt prosjekt, er den beste måten å løse problemet på å velge en smidig tilnærming i prosjektledelsen. Med andre ord, start i det små og utfør testtilfeller før du skalerer opp gradvis.

Når du bytter CMS vil du sannsynligvis støte på én eller flere av disse fallgruvene. Å gjennomføre mottiltak på et tidlig stadium vil sannsynligvis redusere kostnadene i form av både tid og penger, og vil sette din organisasjon på veien til et nytt og fleksibelt CMS raskere, bedre og mer sikkert.