7 beste praksiser for innholdsforvaltning

Innhold. Det er vannet i et glass, hånden i en hanske, og substansen av dine tanker, kunnskap og kommunikasjon mellom mennesker. På nettet er innhold overalt – i form av tekst på nettsteder, bilder på Instagram, videoer på YouTube og lyd på SoundCloud.

Som innholdsredaktør er det viktig å ha de rette digitale verktøyene og teamet, men den daglige håndteringen av stadig voksende innhold må heller ikke overses. Dette er et spørsmål om metode, og for å hjelpe deg har vi laget noen beste praksistips for innholdsforvaltning.

Strukturert innhold fungerer best sammen med et headless CMS. Se hvordan du kan velge det rette:

1. Kjenn ditt formål

Enten du jobber alene eller i en organisasjon, må du ha et formål. Er du innholdsredaktør i en klesbutikk? Da er din organisasjons formål å selge klær. Vedlikeholder du intranettet til en oljeserviceleverandør? Da er din organisasjons formål å selge komplekse tjenester og utstyr. Eller er du innholdsredaktør i en ideell organisasjon? Da er din organisasjons formål knyttet til dine spesifiserte mål – som å sikre finansiering, spre idéer eller levere hjelp, samtidig som du håndterer kostnader ved etablering av virksomhet effektivt.

Mediet hvor innholdet ditt er – som en klassisk nettside, en database eller en app – er der av en grunn. Hvis du kjenner denne grunnen, formålet bak at innholdet ditt blir publisert i utgangspunktet, vil du ha en klar fordel.

Dette kan høres åpenbart ut. Men undervurder ikke kraften av å ha et klart og entydig formål!

Du bør planlegge og gjøre alt i tråd med den overordnede strategien til din organisasjon. Hvis din organisasjon har som mål å selge klær, gir det ikke mening å inkludere innhold om mat eller koding.

Å vite hva du prøver å oppnå og dermed støtte forretningsmål er grunnleggende for enhver redaktør eller innholdsansvarlig. Men din organisasjon og team kan ha for mange idéer og for få ressurser til å gjennomføre planen på en meningsfull måte. Dette er kjent som gapet mellom å vite og å gjøre.

For å unngå dette problemet, start i det små – fokuser for eksempel på en gitt del av produktet ditt eller en valgt avdeling. For å møte utfordringer, vurder en generativ AI-plattform på bedriftsnivå som Writer, som gir ressurser, maler og praktiske bruksområder.

Les mer: Overlevelsesguide for innholdsforvaltning »

2. Kjenn ditt publikum

Det kreves mye kunnskap i disse tidlige tipsene. Og det er en god grunn til det. Å kjøre taxipassasjerer uten mål og mening eller servere restaurantkunder hva som helst du finner på kjøkkenet uansett deres bestillinger er ikke en god plan. På samme måte er det ikke klokt å skape og administrere innhold uten noen kunnskap om hvem du henvender deg til i utgangspunktet.

Når du administrerer innhold, bør du samle teamet ditt og interessenter for å lage en persona. Dette er en semi-fiktiv personifisering av din ideelle kunde (eller til og med motstander!).

En persona lar deg vite for hvem du skriver, filmer eller spiller inn. Det gir deg et menneskelig ansikt å anerkjenne når du administrerer det helseinnholdsdepotet, filmer den opplæringsvideoen eller spiller inn en finanspodcast.

For eksempel, når du lager en opplæringsvideo, kan du trenge ulike verktøy for å forbedre innholdets tilgjengelighet og engasjement, som en videokonverter som VEED for å endre formater mellom flere filtyper, inkludert å bruke en AVI-konverter for videofiler eller konvertering av WAV til MP3 for lydfiler. Å kjenne publikums preferanser kan veilede deg i å velge de riktige verktøyene for å optimalisere deres opplevelse med innholdet ditt.

Den typiske personaen er detaljert, med informasjon om hans eller hennes daglige liv, foretrukne medier, smertepunkter og triggere. På grunn av dette kan prosessen med å lage en persona være en skremmende oppgave, som involverer intervjuer og undersøkelser av ekte mennesker. Du bør kanskje involvere et eksternt byrå i denne oppgaven.

3. Etabler en publiseringsplan

Å administrere innhold gjøres ikke med bind for øynene eller tilfeldig. Å publisere innhold uten noen plan tilsvarer å begynne å bake en komplisert rett uten en oppskrift eller sette seg i bilen uten å ha den minste anelse om hvor en gitt destinasjon er.

For å være målrettet, må du organisere innholdet ditt – du trenger en plan. Hvilket innhold skal hvor og når skal det publiseres? Har du en jevn strøm av blogginnlegg i planen? Vet du hvilken type innhold som passer best til ditt formål?

Planen bør inkludere datoer, titler, innholdstyper, innholdsstatus, forfattere, og – hvis du er inne på inbound marketing – trakter, personas og tilhørende premium innhold.

Husk, en publiseringsplan gjelder ikke bare blogginnlegg – den er like relevant for innholdstyper som produkter, landingssider, videoer og podkaster. Utnytt plattformer som TikTok hvor engasjementsratene er høye, og du kan legge ut kortfattet innhold. Få noen visninger for å bygge trafikk til profilen din.

4. Hold en periodisk vareopptelling

Tett knyttet til en publiseringsplan er å holde en periodisk vareopptelling av alt innholdet ditt. Du kan ikke bare publisere sider og videoer og være ferdig med det – husk at alle kan få tilgang til det publiserte materialet ditt, potensielt år etter at det ble publisert. Potensielle kunder som snubler over utdatert innhold vil åpenbart ikke bli imponert.

Akkurat som publiseringsplanen din beskriver alt innholdet som publiseres, beskriver en periodisk inventarplan alt innholdet ditt samlet sett, når de enkelte delene ble publisert, og et regelmessig intervall for når du vil vedlikeholde innholdet.

Ulike typer innhold trenger ulike intervaller – en side om finansielle rapporteringsstandarder kan trenge å bli oppdatert månedlig, mens en oppskrift på kanelboller kan klare seg med årlig tilsyn, eller kanskje enda sjeldnere.

Et periodisk inventar vil også sikre kontinuerlig forbedring av dine digitale opplevelser. Det vil holde innholdet friskt og relevant, styrke din SEO, og holde din digitale tilstedeværelse ryddig.

Bruk et analyseverktøy for å se hvilket innhold som presterer bra, og hvilket innhold som underpresterer – og gjør nødvendige endringer basert på publikums adferd.

Periodisk inventar og analyser gjør at du kan holde kontroll over din innholdsforvaltning, og vil beskytte deg mot kaos og forfall.

Se også: 5 måter et CMS kan effektivisere dine daglige gjøremål »

5. Skaff de rette verktøyene

Mens metoder for innholdsforvaltning er hovedfokuset i denne artikkelen, kan du ikke unnslippe fakta om at du også trenger flotte digitale verktøy. Hvis du ønsker å utføre ditt formål godt og holde kontroll på innholdet ditt, bør ditt valgte CMS derfor gi en logisk og ryddig oversikt.

Et fleksibelt og ryddig CMS bør ikke være det eneste verktøyet i ermet ditt. For eksempel lar et forvaltningsverktøy som Siteimprove deg overvåke innholdet ditt – analysere SEO og sjekke for ødelagte lenker. Bunnlinjen er: vurder dine behov for innholdsforvaltning og skaff de rette verktøyene for jobben.

Sørg også for å holde verktøyene dine oppdatert. Akkurat som å jobbe med en sløv kniv ikke vil skape mirakler på kjøkkenet for en kokk, vil et utdatert, tregt CMS og relaterte verktøy gjøre innholdet ditt og prosjektledelsen mindre effektiv.

6. Legg til rette for en kvalitetsbevisst kultur

Et formål, plan og verktøy vil ikke telle for mye hvis du er den eneste i din organisasjon som følger prinsippene for beste praksis for innholdsforvaltning. Hvis du kan legge til rette for denne tankegangen til resten av organisasjonen, eller i det minste ditt digitale team, vil jobben din bli mye enklere.

Få også innholdsredaktørene og interessentene dine til å forstå at nettet ikke trenger mer innhold, det trenger bedre innhold.

Å bygge og opprettholde en kvalitetsbevisst kultur i din organisasjon kan være en oppgave like skremmende som å skape og administrere godt innhold. Men det finnes måter.

Du bør forsøke å påvirke eller bestemme ansettelsen av teammedlemmer med de rette ferdighetene, introdusere prinsipper for beste praksis for innholdsforvaltning, bygge en solid arbeidsflyt og samarbeidskultur, og sikre at ditt CMS har funksjoner som brukerrettighetsstyring og kommentar-/problemhåndtering. Alle disse er nødvendige faktorer hvis du arbeider med en overordnet innholdsstrategi for din organisasjon.

Å opprettholde en sunn og kvalitetsbevisst kultur er en flott måte å sikre både kontinuitet i merkevarebudskapet og et positivt arbeidsmiljø. Dette fører igjen til høyere ansattbevaring.

Les også: Hvordan introdusere Content Operations i din organisasjon »

7. Følg med på trender

Til slutt, å følge med på trender er det siste beste praksis-tipset. Nytt er ikke alltid eller automatisk bedre, men når nye idéer eller teknologier faktisk er nyttige, bør du følge med og ikke gå glipp av det.

For innholdsforvaltning bør du følge emner som SEO, strukturert innhold, teknologi, forbrukertrender og design. Selv om ikke alle nyheter er verdt det, kan du alltid lære noe nytt.

Abonner på nyhetsbrev fra tankeledere og merkevarer du stoler på, følg interessante influensere på Twitter, og bruk verktøy som Feedly for å få innhold gjennom RSS-feeder fra spesialiserte blogger.

Vurder å integrere verktøy som Google Trends API i strategien din for å holde deg informert om nye emner og publikumsinteresser i sanntid. Du bør gjøre det som er riktig for deg, men sørg for at du i det minste har en viss forbindelse til den stadig utviklende digitale verdenen av innholdsforvaltning.

Først publisert 2. oktober 2019, oppdatert 5. januar 2023.