Hvordan øke innholdsteamets produktivitet med ditt CMS

Så du er på utkikk etter et nytt CMS for å forbedre produktiviteten og fjerne friksjon? Gratulerer! Du er i ferd med å bli din webredaktørs favorittperson. Riktig CMS vil hjelpe teamet ditt med å lage og administrere bedre innhold på en brøkdel av tiden, og spare dem for energi og noen grå hår på veien.

Her har vi samlet våre beste tips for å velge, implementere og oppdatere et CMS for uovertruffen produktivitet.

Sørg for å velge riktig CMS for organisasjonen din med vår sjekkliste:

Navigasjon

Spar minutter på hver oppgave med intuitiv navigasjon som gjør multitasking til en lek. Med riktig CMS kan du enkelt se forskjellige innholdstyper og håndtere innholdselementer gjennom f.eks. et tresystem kjent fra operativsystemer. Navigering mellom visuell produksjon og kodebasert produksjon bør også være en selvfølge.

Søk

Å finne de rette bildene, videoene eller blogginnleggene kan være den største tidstyven når det kommer til innholdsproduksjon. En kraftig søkefunksjon bør la deg filtrere etter innholdstyper og datoer, og være fleksibel. På denne måten vil søket hjelpe webredaktørene dine med å filtrere ut irrelevante resultater og finne det gode innholdet på sekunder.

Bildehåndtering

Det beste CMS-et vil la deg dra og slippe bildene du trenger fra harddisken rett inn i systemet. Ikke bare det, men med en god funksjon for bildehåndtering kan du også redigere bilder like enkelt. Vri, roter, beskjær, og til og med sett et fokuspunkt – et produktivitetsfremmende CMS bør støtte alt dette.

Lær hvordan Enonic kan forenkle din bildehåndtering »

Hurtigtaster

For webredaktører er hurtigtaster som et annet språk. Et CMS bør tillate teamet ditt å bruke tab, piltaster og snarveier for å navigere gjennom grensesnittet for superrask redigering. Det er en bonus hvis snarveiene også er kjente fra operativsystemer.

Sakhåndtering

Øk teamets samarbeid med sakhåndtering. Enten en redaktør trenger en korrekturleser eller teknisk støtte, kan de nå ut til de relevante personene ved å tildele en teammedlem til saken inne i CMS-et. Det er én ting å ha eksterne kommunikasjonsplattformer, men å ha en intern i publiseringsløsningen vil peke teammedlemmene dine direkte til de relevante innholdselementene, konteksten og historikken.

Responsiv

Det kan virke som en selvfølge, men du vil bli overrasket over hvor mange CMS-er eller eldre plattformer som fortsatt ikke lar deg redigere på farten. Å ha et fullt responsivt CMS kan ikke overvurderes. Å kunne raskt og smertefritt redigere fra hånden når det trengs, kan for eksempel redde potensielt merkevareskadelige situasjoner fra å utvikle seg.

Sidebygger

Webredaktører bør ikke trenge kodeferdigheter for å kunne lage nytt innhold. Et CMS bør la dem lage en ny side eller et innholdselement på et øyeblikk takket være dra og slipp-oppsett, tekstkomponenter og fragmenter som knapper eller videolister.

Tredjeparts markedsføringsverktøy

Markedsføringsverktøy er laget for å gjøre webredaktørenes liv enklere. La teamet ditt få mest mulig ut av dem med et CMS lastet med trygge og testede integrasjoner – av alt fra analyser og nettstedhelseoptimalisatorer til CRM- og betalingsløsninger.

Innholdsduplisering 

Evnen til å duplisere innhold – enten det er et enkelt bilde eller et helt nettsted – er en sikker måte å øke teamets produktivitet på. Med et klikk bør et godt CMS la deg bestemme om du vil duplisere et helt hierarki av innhold, eller ikke.

Avhengigheter

Med et CMS bør webredaktørene dine få full oversikt over strukturen til et nettsted, inkludert alle interne referanser mellom innholdet ditt og bilder. Både inngående og utgående lenker til ethvert gitt innholdselement bør være inkludert, noe som gjør det enklere for innholdsteamet ditt å fjerne eller forhindre 404-er og andre uheldige effekter av innholdsorganisering.

Tilgangs- og rollehåndtering

Å administrere hvem som får tilgang til hva kan være et minefelt. Løsningen er tilgangs- og rollehåndtering. Et flott CMS vil gjøre det enkelt for deg å bytte roller, redigere tillatelser, tildele folk på nytt eller tilbakekalle tilgang. Et enda bedre CMS lar deg også skille forskjellige digitale prosjekter, som et bedriftsnettsted, en blogg og et intranett, i forskjellige depoter – hver med sitt eget sett av tillatte brukere.

Lokal tilpasning

Mange organisasjoner har en internasjonal tilstedeværelse og krever derfor digitale opplevelser på forskjellige språk. Å kunne raskt møte behovene til forskjellige innholdsteam i ulike geografiske områder er en sikker måte å glede dine redaktører på.

Se også: Lokaliser nettstedene og innholdet ditt med Enonic »

Intuitive hjelpetekster

Nyttige meldinger og etiketter veileder redaktørene dine når de blir kjent med et nytt CMS, hjelper dem med å unngå hindringer og navigere plattformen raskere.

Fleksibilitet

Et godt CMS har et grensesnitt for å konfigurere løsningen innenfor en sikker, men fortsatt fleksibel ramme, uten behov for å være teknisk eller ha omfattende kunnskap om programmering.

Se også: 5 grunner til at din digitale opplevelsesplattform må være smidig og fleksibel »

Makroer

Evnen til å integrere rik webinnhold hvor som helst er en essensiell del av en virkelig dynamisk digital opplevelse, og det gode er at de ikke trenger å være kompliserte å administrere. Arbeid med utviklerne dine for å lage makroer som forenkler integreringen av HTML i din riktekstredigerer.

Reduser antall sidemaler 

Å ha for mange malalternativer vil forvirre redaktørene dine når de vil stilisere innholdet sitt. I stedet bør du gi nettstedet ditt en vårrengjøring og redusere rotet for å øke teamets arbeidsflyt.

Oppgrader ditt CMS

Gå aldri glipp av en oppgradering – oppdatering av ditt CMS kan hjelpe deg med å få tilgang til flere funksjoner og bli kvitt eventuelle irriterende feil. Å falle bakpå betyr ikke bare et tregere system, men kan også være en sikkerhetsrisiko. Så sørg for å mase på utviklerne dine om å oppgradere.

Les mer: 4 grunner til at din digitale opplevelsesplattform må være smidig og fleksibel »

Lag en jukselapp 

Hvert team er forskjellig. Observer hvordan redaktørene dine jobber for å oppdage systemets logikk. Med denne kunnskapen kan du lage en jukselapp som omgår vanlige smertepunkter og hjelper alle til å jobbe mer effektivt.

Spør alltid om support

Hvis noe ikke fungerer, gjør noe med det. Rapporter alltid ytelsesproblemer til de rette personene og arbeid sammen for å finne en løsning. Hvis du har tilgang til betalt support, bør dette være den foretrukne kanalen for de fleste oppgaver, men hvis du ikke har slik tilgang, prøv å finne ut om leverandøren, partneren eller andre aktører tilbyr et fellesskapsforum.

Lag dine egne tilpasninger

Ditt CMS tilbyr sannsynligvis flere tilpasninger enn du først trodde. Arbeid med teknisk kyndige kolleger for å skreddersy systemet til teamet ditt.

Bonus: Implementer ContentOps-prinsipper

Du kan gjøre driften av ditt CMS enda mer effektiv ved å gjennomføre en endring av kultur og tankesett også. Et moderne innholdsproduksjonsprinsipp er ContentOps – content operations. ContentOps har som mål å forbedre samarbeidet mellom mennesker, prosesser og teknologi, og dermed forbedre det ene som alle redaktører bryr seg dypt om – å skape engasjerende innhold.

Først publisert 7. august 2019, oppdatert 11. august 2021.