Guide til anskaffelse av CMS for offentlig sektor
featureArticle.chapters
featureArticle.introduction
Å velge riktig publiseringsløsning (CMS) er en kritisk beslutning for offentlige virksomheter. Et godt CMS kan effektivisere kommunikasjonen, forbedre brukeropplevelsen og sikre at organisasjonen oppfyller lovpålagte krav til tilgjengelighet og sikkerhet.
Denne guiden skal hjelpe ansvarlige i offentlige virksomheter med å navigere gjennom anskaffelsesprosessen for et nytt CMS. Guiden tar for seg lover, reguleringer og praktiske hensyn som planer og kravspesifikasjoner.
Guiden tar ikke for seg implementeringen av nytt nettsted eller publiseringsløsning. Se for eksempel Den ultimate guiden til digitale prosjekter eller en av våre andre guider for mer informasjon om dette.
authorBox.aboutMorten Eriksen
Morten er administrerende direktør (CEO) og medgründer av Enonic. Han har bred erfaring som gründer og har fokusert på områder som forretningsutvikling, produktutvikling, salg og markedsføring. Han startet et digitalt byrå i 1995 og bygget sitt første CMS (publiseringsløsning) i 1997. I år 2000 grunnla han Enonic, hvor hans mål er å hjelpe virksomehter med å levere digitale prosjekter raskere og enklere ved å bruke innovativ teknologi.
Hva er et CMS?
En publiseringsløsning (content management system, CMS) er programvare som brukes til å opprette, administrere og publisere digitalt innhold på nettsider og applikasjoner.
CMS-et fungerer som ryggraden i en organisasjons digitale tilstedeværelse, og gjør det mulig for brukere uten teknisk bakgrunn å administrere innhold på nettsider og apper effektivt.
Betydningen av riktig valg av CMS
Valget av riktig CMS for din organisasjon er avgjørende i en tid hvor brukeradferd blir stadig mer digitalisert, og hvor internett er den primære plattformen for å undersøke og benytte tjenester.
For å holde tritt med den raske digitale transformasjonen og unngå å falle bak konkurrentene må offentlige virksomheter investere i et fleksibelt og skalerbart CMS. Dette øker lønnsomheten og effektiviteten, samtidig som det gir brukerne personlige og sømløse digitale opplevelser.
Les mer: Slik velger du riktig CMS »
Et fremtidssikkert CMS kan:
- Forbedre effektiviteten ved å forenkle redaktørenes arbeidsflyt.
- Sikre overensstemmelse med lover og reguleringer som GDPR og universell utforming.
- Tilpasse seg fremtidige behov gjennom skalerbarhet og teknologisk fleksibilitet.
- Redusere kostnader ved å minimere behovet for tilpasninger og vedlikehold.
Første forberedelser
Nå som din organisasjon og team forstår betydningen av å ha et fremtidssikkert CMS, er det på tide å planlegge hvordan dere skal skaffe en ny løsning.
I tillegg til vanlige praktiske, tekniske og kostnadsmessige vurderinger, er offentlige virksomheter pålagt å gjennomføre en anbudskonkurranse etter spesifikke regler.
Kartlegging av behov og interne ressurser
Vi begynner med å skaffe en oversikt over det store bildet: hvilken oppgave skal din organisasjon løse? Hvordan er praksis i dag og hvordan kan et CMS hjelpe?
Her er tiltak dere bør gjennomføre på dette stadiet:
Analyse av nettsted
En grundig analyse av eksisterende nettsted og eventuelle applikasjoner er et viktig første skritt i forberedelsene til å anskaffe et nytt CMS. Nettstedet er ofte kjernen i organisasjonens digitale tilstedeværelse og kan være den primære drivkraften bak behovet for en ny publiseringsløsning.
Det er på et nettsted brukerne ofte møter den offentlige virksomheten. Et godt fungerende nettsted kan forbedre brukeropplevelsen, øke tilgjengeligheten av informasjon og styrke organisasjonens omdømme.
Definer målgrupper og toppoppgaver, og begynn med å kartlegge hvem som bruker nettstedet. Dette kan inkludere innbyggere, næringsliv, ansatte i andre offentlige organer og media. Finn også ut hvilke oppgaver brukerne oftest ønsker å utføre på nettstedet. Dette kan være å finne kontaktinformasjon, søke om tjenester, eller få oppdatert informasjon om prosjekter og beslutninger.
Vurder deretter hva som fungerer og ikke fungerer for brukerne. Samle inn data om hvordan de interagerer med nettstedet gjennom analyseverktøy, brukerundersøkelser og tilbakemeldinger.
Planlegg for rebranding og nye integrasjoner. Vurder om organisasjonen skal gjennomføre en visuell oppdatering eller endre sin kommunikasjonsstrategi. Et nytt CMS kan støtte dette ved å tilby mer fleksible designmaler og enklere innholdsadministrasjon. Identifiser deretter behovet for å integrere nettstedet med andre systemer, som eID for sikker innlogging, saksbehandlingssystemer, eller CRM.
Analyse av CMS
Hva fungerer, og hva fungerer ikke med det eksisterende systemet? Før dere starter prosessen med å anskaffe et nytt CMS, er det viktig å evaluere dagens løsning grundig i lys av nettstedet som nevnt ovenfor. Dette innebærer å identifisere hva som fungerer bra, og hvilke områder som trenger forbedring.
Det eksisterende CMS-et kan for eksempel være stabilt og pålitelig for enkel innholdsredigering, men mangler moderne funksjoner. Sistnevnte kan være responsiv design for mobiler, støtte for flere språk, eller integrasjoner med nødvendige tredjepartstjenester som journaler, databaser eller CRM-er.
Definer krav og ønsker
Når analysen av dagens system er gjennomført, bør dere lage en detaljert kravspesifikasjon. Skill mellom nødvendige funksjoner og de som er "greie å ha" for å sikre at grunnleggende behov blir dekket først. Samtidig holder dere døren åpen for fremtidige forbedringer uten å gjøre den innledende implementeringen mer komplisert enn nødvendig.
Start med å liste opp nødvendige funksjoner som er kritiske for virksomheten. Dette kan inkludere støtte for universell utforming, mulighet for integrasjon med eksisterende IT-systemer, høy sikkerhet med regelmessige oppdateringer, og brukervennlig grensesnitt som lar ansatte publisere innhold uten teknisk bistand.
Deretter kan dere identifisere funksjoner som er ønskelige, men ikke kritiske fra start. For eksempel kan dette være avanserte analyseverktøy for å måle brukerengasjement, muligheten for personalisering av innhold basert på brukerdata, en chatbot for å styrke dialogen med innbyggerne, eller støtte for fremtidige teknologier som stemmesøk og kunstig intelligens.
Vurder interne ressurser
Har dere teknisk kompetanse internt, eller trenger dere ekstern hjelp? En tidlig vurdering av dette gjør dere i stand til å planlegge for nødvendig opplæring, budsjettere for ekstern bistand og unngå uforutsette utfordringer som kan forsinke prosjektet eller øke kostnadene.
Hvis dere har et sterkt IT-team med erfaring innen CMS-implementering, kan mye av arbeidet håndteres internt. Dette kan redusere kostnadene og gi bedre kontroll over prosessen. Men dersom organisasjonen mangler denne ekspertisen, kan det være nødvendig å søke ekstern hjelp.
For eksempel kan en offentlig institusjon med begrenset IT-personale velge å engasjere eksterne konsulenter eller et byrå som spesialiserer seg på digitale løsninger for offentlig sektor. Disse eksterne ekspertene kan bidra med alt fra behovsanalyse og kravspesifikasjon til implementering og opplæring av ansatte.
Hvordan engasjere interessenter
En vellykket anskaffelse av et nytt CMS er avhengig av involvering fra alle relevante personer i organisasjonen. Dette sikrer at løsningen som velges oppfyller behovene på tvers av avdelinger og funksjoner.
Involver ulike avdelinger
Det er viktig å inkludere representanter fra IT, markedsføring, kommunikasjon, juridisk og andre relevante avdelinger. Hver avdeling har unike perspektiver og krav som bør tas hensyn til.
IT-avdelingen kan for eksempel bidra med innsikt i tekniske krav og integrasjon med eksisterende systemer. Markedsføringsavdelingen kan fokusere på behovet for verktøy som støtter kampanjer og analyse, mens juridisk avdeling kan sikre at løsningen overholder personvernlover og andre reguleringer.
Bruk workshops og møter
Organiser workshops og møter for å samle inn krav og sikre felles forståelse av prosjektets mål. Dette legger til rette for samarbeid og gir alle interessenter en mulighet til å uttrykke sine behov og bekymringer.
En offentlig etat kan blant annet arrangere en kick-off-workshop hvor representanter fra alle avdelinger deltar. Her kan man diskutere forventninger, identifisere kritiske funksjoner som tilgangskontroll og universell utforming, og avdekke potensielle utfordringer.
Kommuniser tydelig
Tydelig og regelmessig kommunikasjon er nøkkelen til å holde alle informert om fremdrift og beslutninger. Dette bidrar til å unngå misforståelser og sikrer at alle er på samme side gjennom hele prosessen.
Prosjektlederen kan sende ut ukentlige oppdateringer via e-post, Slack eller interne kanaler som intranettet. Disse oppdateringene kan inneholde informasjon om oppnådde milepæler, kommende aktiviteter og eventuelle endringer i tidsplanen.
Kravspesifikasjon
En nøye utarbeidet kravspesifikasjon sikrer at det nye CMS-et oppfyller organisasjonens behov. Den bør dekke tekniske kriterier, sikkerhetsaspekter, supportbehov og økonomiske vurderinger.
Tekniske kriterier
Skalerbarhet og ytelse: Kan systemet håndtere økt trafikk og innhold?
Det er viktig at CMS-et kan vokse med organisasjonen. Hvis dere forventer økt trafikk under offentlige kunngjøringer eller kampanjer, må systemet kunne håndtere dette uten ytelsesproblemer.
For eksempel: En kommune opplever under en krisesituasjon en kraftig økning i nettsidetrafikken. De trenger derfor et CMS som kan skalere opp raskt for å informere innbyggerne effektivt.
Integrasjonsmuligheter: API-er og støtte for tredjepartsløsninger.
CMS-et bør kunne integreres med andre systemer som CRM, ERP, DAM eller eksterne databaser.
For eksempel kan en offentlig etat ønske å koble nettsiden til et internt saksbehandlingssystem for å automatisere oppdateringer. Sjekk om CMS-et har åpne API-er og støtter nødvendige integrasjoner.
Sikkerhet
Sertifiseringer: Sjekk om leverandøren har relevante sikkerhetssertifiseringer.
Leverandører med sertifiseringer som ISO 27001 eller SOC 2 har dokumenterte sikkerhetspraksiser og jobber kontinuerlig med å forbedre rutiner og redusere risiko. For eksempel kan en helseorganisasjon kreve at leverandøren er ISO 27001-sertifisert for å sikre at pasientdata håndteres forsvarlig.
Datahåndtering: Hvordan lagres og beskyttes dataene?
Det er viktig å vite hvor dataene lagres og hvilke beskyttelsestiltak som er på plass. For eksempel bør data være kryptert under overføring. En finansinstitusjon vil kanskje kreve at alle data lagres på servere innenlands eller innenfor EU/EØS for å overholde lokale lover.
Regelverks-compliance: GDPR, personvern og andre relevante lover.
CMS-et bør hjelpe dere med å overholde lover som GDPR. For eksempel bør systemet ha funksjoner eller integrasjoner for å håndtere samtykke, gi brukere tilgang til sine data og slette dem ved forespørsel. Et praktisk eksempel er et saksregister som må sikre at brukerdata behandles i tråd med personvernregler.
Support og vedlikehold
Krav til SLA: Definer nivået av support og responstider ved feil.
En tydelig SLA (service-level agreement) sikrer at dere får nødvendig støtte når det trengs. For eksempel kan et medisinsk senter kreve 24/7-support med maksimal responstid på én time for kritiske feil som påvirker tilgang på klinisk informasjon knyttet til behandling av pasienter.
Oppdateringssykluser: Hvor ofte oppdateres systemet, og hvordan påvirker det dere?
Hyppige oppdateringer kan forbedre sikkerhet og funksjonalitet, men kan også forstyrre driften. For eksempel bør ikke regjeringen planlegge oppdatering og nedetid for nettsiden når den lanserer sitt nye statsbudsjett.
Dokumentasjon og opplæring: Tilgjengelighet av brukerveiledninger og opplæringsmateriell.
God dokumentasjon hjelper ansatte å bruke CMS-et effektivt. En skole kan for eksempel dra nytte av videoopplæring og veiledninger som gjør det enkelt for lærere å publisere undervisningsmateriell uten teknisk støtte.
Leverandørens pålitelighet
Referanser (kundehistorier og relevant erfaring).
Undersøk leverandørens kundereferanser og tidligere erfaring for å sikre at de kan levere en løsning som oppfyller deres behov. Be om kundehistorier fra lignende prosjekter, og kontakt eksisterende kunder for å få innsikt i leverandørens pålitelighet og kompetanse.
Kredittrangering: Undersøk leverandørens økonomiske stabilitet.
En stabil leverandør reduserer risikoen for avbrudd i tjenesten. For eksempel kan en offentlig etat sjekke leverandørens kredittrangering og finansielle rapporter for å sikre at de ikke står i fare for å gå konkurs.
Total Cost of Ownership: Vurder alle kostnader over systemets levetid.
Se utover de innledende kostnadene og vurder vedlikehold, oppgraderinger og eventuelle lisensavgifter i det lange løp. For eksempel kan et billig CMS ha høye kostnader knyttet til tilpasning og support, mens en dyrere løsning kan være mer kostnadseffektiv over tid på grunn av inkluderte tjenester og færre problemer.
Dialog med markedet før anbud
Å engasjere seg i dialog med markedet før anbudsprosessen kan gi verdifull innsikt og bidra til en bedre utforming av kravspesifikasjonen.
Oversikt over anerkjente leverandører
Start med å identifisere potensielle leverandører og deres løsninger. Dette kan gjøres ved å:
- Undersøke bransjerapporter og analyser for å finne ledende aktører innen CMS.
- Delta på seminarer, konferanser eller webinarer der leverandører presenterer sine produkter.
- Konsultere nettverk og andre offentlige virksomheter for anbefalinger.
En offentlig etat kan for eksempel lage en liste over leverandører som har erfaring med å implementere CMS-løsninger i offentlig sektor, og vurdere deres suksesshistorier og referanser.
Henvisning til anskaffelsesforskriften
Anskaffelsesforskriften del III, kapittel 12 gir rom for dialog med markedet før en konkurranse utlyses. Det er tillatt med forhåndsannonsering og markedsundersøkelser uten å bryte med prinsippene om likebehandling og gjennomsiktighet.
Et direktorat kan for eksempel bruke denne forskriften til å gjennomføre en Request for Information (RFI) for å samle inn informasjon om tilgjengelige CMS-løsninger og teknologiutvikling på markedet.
Forhåndsannonsering
Ved å publisere en veiledende kunngjøring på Doffin eller TED kan dere informere leverandører om kommende anskaffelser. Dette gir mulighet for å arrangere dialogkonferanser eller individuelle møter med leverandører.
Et helseforetak planlegger for eksempel å oppgradere sitt CMS og legger ut en forhåndsannonsering der de inviterer interesserte leverandører til dialogmøter. Her kan leverandørene presentere sine løsninger og gi innspill til hvilke krav som bør stilles i den kommende anbudskonkurransen.
Vurder bruk av ekstern rådgiver
Mange offentlige virksomheter velger å benytte seg av eksterne rådgivere med spesialkompetanse innen digitale prosjekter og CMS. Dette er spesielt aktuelt når organisasjonen mangler intern kompetanse som løsningsarkitekter eller superbrukere som kan lede prosessen.
En uavhengig rådgiver kan tilføre verdifull ekspertise og sikre at prosjektet styres effektivt fra start til slutt.
Det er viktig at rådgiveren er uavhengig, altså ikke tilknyttet et selskap som leverer aktuelle CMS-løsninger. Dette sikrer objektivitet i vurderingene og at anbefalingene er basert på organisasjonens beste interesser, uten påvirkning fra kommersielle bindinger.
En ekstern rådgiver kan bidra på flere måter:
- Utarbeide kravspesifikasjon: Ved å hjelpe til med å identifisere og formulere både tekniske og funksjonelle krav, sikrer rådgiveren at alle behov blir dekket i anbudsdokumentene.
- Evaluere løsninger: Med sin erfaring kan rådgiveren vurdere tilbud fra leverandører opp mot kravene, og hjelpe organisasjonen med å gjøre et informert valg.
En fylkeskommune planlegger for eksempel å implementere et nytt CMS for å forbedre kommunikasjonen med innbyggerne. De har begrenset teknisk kompetanse internt og engasjerer derfor en ekstern rådgiver med lang erfaring innen offentlig sektor.
Rådgiveren gjennomfører workshops med ulike avdelinger for å kartlegge behov, utarbeider en detaljert kravspesifikasjon, og leder evalueringen av leverandørenes tilbud. Dette fører til at fylkeskommunen velger en løsning som er skreddersydd deres behov, og prosjektet blir gjennomført innen tidsfrist og budsjett.
Avtaleform
Hvilken avtaleform bør din organisasjon velge for CMS-et? Et godt alternativ er SSA-L (avtale om løpende tjenestekjøp). Dette er en avtale for kjøp av tjenester over internett, ofte kalt SaaS ("Software as a Service") eller PaaS (“Platform as a Service”). Avtalen er rettet mot etablering av en standard tjeneste og support av denne.
Det kan også være at man ønsker å drifte løsningen selv. Da vil SSA-V (vedlikeholdsavtalen) være aktuell å benytte for løsninger som leveres på abonnement og ikke har kjøp av lisenser. De fleste CMS har en abonnementsbasert prismodell.
SSA-L er ikke ment til å brukes for selve prosjektet eller generell konsulentbistand. I disse tilfellene anbefales SSA-B (bistandsavtale), SSA-S (smidigavtale) eller SSA-O (oppdragsavtalen) slik at man skiller mellom plattform og tjenester. Dette gir også et klart skille mellom ansvar for underleverandører hvor CMS-leverandøren har fullt ansvar for SSA-L og konsulentselskapet/byrået har prosjekt og bistand.
SSA-L har veiledning til kunde og leverandør i bilagene. Det anbefales å sette seg godt inn i denne.
Kort om bilagene
- Bilag 1: Kunden spesifiserer kravene
- Bilag 2: Leverandøren beskriver løsningen og besvarer kravene
- Bilag 3: Plan for etableringsfasen skal ikke være omfattende da det er etablering av en standard tjeneste. Leverandøren beskriver hovedsakelig opprettelse av miljøer, konfigurasjon av brukerstyring, basisopplæring for superbrukere og et forslag til akseptansetest. Akseptanse handler her om å få tilgang og gjøre noen stikkprøver av løsningen. Overlevering til godkjenningsprøve kan vanligvis gjøres innen 1–3 uker.
- Bilag 4: Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner. Leverandøren beskriver sine SLA og betingelser. Det er viktig at kunden spesifiserer krav til responstid ved feilsituasjoner og forventet oppetidsgaranti i bilag 1.
- Bilag 5: Administrative bestemmelser som kontaktperson m.m.
- Bilag 6: Leverandøren beskriver vederlag for tjenesten, pris for etableringsfasen, øvrige priselementer og timepris for rådgivning og bistand. Det anbefales ikke at kunden utarbeider egne prisskjemaer. Dette kan potensielt endre hele prismodellen til leverandøren og føre til ekstrakostnader. Fokuser på å gi så mye informasjon mulig for å kunne tilby rett pris basert på leverandørens modell.
- Bilag 7: Her bør det ikke være noen endringer da avtalen er ryddig for både kunde og leverandør.
- Bilag 8: Etter avtaleinngåelse
- Bilag 9: Hvis leverandøren ikke tar fullt ansvar innenfor avtaleteksten i SSA-L og bilagene, vil det ligge vilkår fra f.eks. CMS-, skyleverandør e.l. i dette bilaget. Dette øker risikoen for økte kostnader og usikkerhet i avtaleperioden.
SSA-L kan inngå som en del av leveransen fra et konsulentskap/byrå eller signeres direkte med CMS-leverandør, dersom det er hensiktsmessig.
Gjennomføring av anbudskonkurransen
En strukturert og godt planlagt anbudskonkurranse sikrer at dere får den beste løsningen som oppfyller deres behov. Her er nøkkelpunkter å vurdere under selve gjennomføringen av anbudsprosessen.
Tidslinje
En nyttig tidsplan bør inkludere alle viktige milepæler, fra utarbeidelse av anbudsdokumenter til kontraktsinngåelse.
En offentlig etat planlegger for eksempel følgende fiktive tidslinje:
Uke | Aktivitet |
1–4 | Utarbeidelse av kravspesifikasjon og anbudsdokumenter. |
5 | Publisering av anbudet på Doffin. |
6–10 | Tilbudsperiode hvor leverandører kan stille spørsmål og levere tilbud. |
11–12 | Evaluering av mottatte tilbud. |
13–14 | Forhandlinger med utvalgte leverandører. |
15 | Tildeling brev med kunngjøring av vinner |
17 | Kontraktsinngåelse etter klagefrist på 10 dager. |
Viktige elementer i utlysningen
Anbudsutlysningen må inneholde all nødvendig informasjon, slik at leverandørene kan levere komplette og konkurransedyktige tilbud.
Dere bør inkludere en klar kravspesifikasjon med detaljerte beskrivelser av funksjonelle og tekniske krav, samt utvetydige tidsfrister med datoer for innlevering av spørsmål og tilbud. Det er også lurt å ha med kontaktinformasjon om hvem leverandørene kan henvende seg til for avklaringer hvis dette ikke gjøres via en anbudsløsning.
Evalueringskriterier
Definerte evalueringskriterier sikrer en objektiv og rettferdig vurdering av tilbudene.
- Pris: Totalkostnad inkludert lisensiering, implementering og drift.
- Kvalitet:
- Funksjonalitet: I hvilken grad løsningen oppfyller kravene.
- Brukeropplevelse: Intuitivt grensesnitt for både sluttbrukere og administratorer.
- Support: Tilgjengelighet og kvalitet på kundestøtte og vedlikehold.
- Relevant erfaring: Leverandørens erfaring, referanser og metodikk.
- Klima- og miljøhensyn: Vurder leverandørens miljøpåvirkning og bærekraftstiltak.
For eksempel: Et sykehus kan vekte funksjonalitet og sikkerhet høyere enn pris, grunnet behovet for et robust system som håndterer sensitiv pasientinformasjon.
Oppfølgingskrav
Husk å ta med krav som sikrer at leverandøren opprettholder kvaliteten på tjenesten etter implementering.
- Sikkerhetsrevisjoner: Regelmessige kontroller for å opprettholde datasikkerhet.
- Rapportering: Periodisk rapportering om systemets ytelse og oppetid.
- Service-level Agreement (SLA): Klare avtaler om responstider ved feil og supportnivåer.
For eksempel: Et offentlig direktorat kan kreve kvartalsvise rapporter og årlige sikkerhetsrevisjoner i henhold til ISO 27001.
Offentlige innkjøpsregler
For å sikre en lovlig og transparent prosess må anbudsprosessen følge regelverket for offentlige anskaffelser.
Introduksjon til regelverket for offentlige anskaffelser
Lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrifter setter rammene for hvordan offentlige midler skal brukes ved anskaffelser. Prinsipper som likebehandling, forutsigbarhet og etterprøvbarhet er sentrale.
Hvordan sikre at anbudsprosessen er i tråd med lover og rettigheter
- Følg standardprosedyrer: Bruk standard maler og veiledninger fra offentlige organer.
- Dokumenter prosessen: Behold all korrespondanse og dokumentasjon for etterprøvbarhet.
- Informasjonsdeling: Sørg for at all informasjon som gis til én leverandør, også gjøres tilgjengelig for alle andre.
Dersom en leverandør for eksempel stiller et spørsmål som avklarer et punkt i kravspesifikasjonen, må svaret deles anonymisert med alle interesserte parter.
Valg av anskaffelsesform
For komplekse anskaffelser som et CMS-prosjekt, er det ofte fordelaktig å benytte konkurranse med forhandlinger.
- Åpent anbud uten forhandlinger: Mindre fleksibelt og kan føre til misforståelser eller tilbud som ikke fullt ut oppfyller behovene.
- Konkurranse med forhandling: Gir mulighet til å klargjøre krav og forventninger, samt tilpasse løsninger.
For eksempel: En statlig institusjon velger konkurranse med forhandlinger for å implementere et nytt CMS. Dette lar dem diskutere spesifikke behov med leverandørene og sikrer at den valgte løsningen er optimal.
Publisering av anbud på Doffin
Anbudet må publiseres på Doffin for å nå ut til potensielle leverandører og oppfylle lovkravene.
Unngå å publisere anbud rett før lengre ferier, som juleferie eller sommerferie. Dette kan redusere antallet og kvaliteten på tilbudene, så planlegg godt!
Prosessen fra CMS-leverandørens side
For leverandørene innebærer anbudsprosessen betydelig ressursbruk, og de setter sammen team for å svare på anbudet. Ofte samarbeider CMS-leverandøren med en partner i form av en systemintegrator eller et digitalt byrå som tar hovedansvaret for implementeringen.
En CMS-leverandør kan for eksempel samarbeide med et byrå som har spisskompetanse på design og utvikling for offentlig sektor. Byrået håndterer prosjektledelse, tilpasning og opplæring, mens CMS-leverandøren bidrar med teknisk støtte, drift og videreutvikling av CMS-et.
Evaluering av tilbud
Etter at tilbudene er mottatt, er det viktig å gjennomføre en grundig og rettferdig evaluering for å sikre at den beste leverandøren blir valgt. Evalueringen bør være systematisk og basert på forhåndsdefinerte kriterier for å sikre objektivitet og åpenhet.
Metode for evaluering
En strukturert evalueringsmetode innebærer å vurdere hvert tilbud opp mot de fastsatte tildelingskriteriene. Sett opp et evalueringsutvalg bestående av representanter fra relevante avdelinger i organisasjonen. Utvalget bør gjennomgå alle tilbudene individuelt før de samles for å diskutere og sammenligne funnene.
Tildelingskriterier
For å kunne sammenligne tilbudene på en rettferdig måte er det vanlig å benytte et poengsystem der hvert kriterium vektes i henhold til sin betydning. Kriteriene kan inkludere pris, funksjonalitet, brukeropplevelse, support og kvalitet.
For eksempel: Et forvaltningsorgan setter opp følgende tildelingskriterier med tilhørende vekting:
- Pris (20 %): Total kostnad over systemets levetid, inkludert implementering og vedlikehold.
- Kvalitet (50 %):
- Kravoppfyllelse: I hvilken grad løsningen oppfyller de tekniske og funksjonelle kravene.
- Brukeropplevelse: Intuitivitet og brukervennlighet for både redaktører og sluttbrukere.
- Support og vedlikehold: Kvalitet og tilgjengelighet på supporttjenester.
- Erfaring fra relevante prosjekter: Leverandørens dokumenterte erfaring med lignende prosjekter og evne til å levere høy kvalitet.
- Miljøhensyn (30 %): Leverandørens tiltak for å redusere miljøpåvirkning, inkludert bruk av energieffektive løsninger og overholdelse av miljøstandarder.
Hvert tilbud gis en poengsum for hvert kriterium, som deretter multipliseres med vektingen. Summen av disse gir en total poengsum for hvert tilbud.
For detaljer om hvordan pris kan omregnes til poeng på en hensiktsmessig måte, kan dere se veiledningen på anskaffelser.no. Denne veilederen gir praktiske metoder for å sikre at pris vurderes balansert overfor de kvalitative kriteriene.
Juridisk gjennomgang
Før kontrakten inngås, bør det gjennomføres en juridisk gjennomgang av det foretrukne tilbudet og kontraktsutkastet. Dette sikrer at avtalen er i samsvar med gjeldende lover og regelverk, og at organisasjonens interesser blir ivaretatt.
For eksempel: En offentlig virksomhet involverer sin juridiske avdeling for å kontrollere at kontraktsvilkårene oppfyller kravene til personvern i henhold til GDPR, samt at ansvarsforhold og rettigheter til data og immaterielle eiendeler er tydelig definert.
Kontroll og kontrakt
Etter at evalueringen og den juridiske gjennomgangen er fullført, bør det foretas en endelig kontroll av alle dokumenter og forutsetninger før kontrakten signeres. Dette inkluderer å verifisere at alle krav er møtt, at det ikke foreligger uklarheter, og at alle nødvendige bilag og vedlegg er inkludert.
Før signering kan prosjektlederen gjennomgå kontrakten sammen med leverandøren for å sikre felles forståelse av leveringsomfang, tidsplaner, betalingsbetingelser og oppfølgingsrutiner. Dette legger grunnlaget for et godt samarbeid og reduserer risikoen for misforståelser underveis i prosjektet.
Opplæring
Opplæring av ansatte sikrer at det nye CMS-et tas i bruk så effektivt som mulig. God opplæring bidrar til å øke brukernes kompetanse, redusere motstand mot endring og forbedre produktiviteten.
Dere kan blant annet arrangere opplæringsøkter for ulike brukergrupper:
- Redaktører og innholdsprodusenter: Fokus på hvordan man oppretter, redigerer og publiserer innhold, samt beste praksis for tilgjengelighet og SEO.
- Utviklere: Dersom man har egne utviklere bør disse læres opp i starten av prosjektet.
- IT-personell: Opplæring i systemadministrasjon, sikkerhetsinnstillinger og vedlikeholdsrutiner.
- Avdelingsledere: Innføring i rapporteringsverktøy og hvordan man kan bruke CMS-et til å støtte forretningsprosesser.
Noen av disse opplæringsøktene kan gjennomføres av ressurser i prosjektet, men se også hva CMS-leverandøren kan tilby. De har ofte standardisert kurs.
Erfaringsdeling
Etter fullført anskaffelse av det nye CMS-et er det lurt å fokusere på erfaringsdeling og kontinuerlig forbedring. Dette innebærer både intern evaluering og å dele innsikter med andre offentlige virksomheter for å bidra til felles læring og utvikling.
Internt retrospekt
Et internt tilbakeblikk gir din organisasjon mulighet til å reflektere over hele prosessen. Ved å samle teammedlemmer fra ulike avdelinger kan dere diskutere hva som fungerte godt, hvilke utfordringer som oppstod, og hvordan disse ble håndtert. Dette skaper en felles forståelse og gir grunnlag for å forbedre fremtidige prosjekter.
Erfaringsdeling med andre offentlige virksomheter
Å dele egne erfaringer med andre i offentlig sektor bidrar til kunnskapsutveksling og kan hjelpe andre med å unngå vanlige fallgruver. Dette kan gjøres gjennom fagseminarer, publikasjoner eller ved å bidra til veiledningsmateriell.
Et konkret eksempel er Helsedirektoratet, som har delt sine erfaringer med strukturert innhold i CMS-et gjennom en detaljert guide. Her beskriver de hvordan de har forbedret sine digitale tjenester ved å implementere en omfattende innholdsmodell. Ved å dele sin prosess, inkludert utfordringer og løsninger, gir de en verdifull innsikt til andre offentlige virksomheter som vurderer lignende tiltak.
Avslutning
Valget av et nytt CMS vil ha ringvirkninger for organisasjonen deres i mange år fremover. Dette er et system som både interne og eksterne brukere må forholde seg til, og derfor er det ekstra viktig å ikke ta noen snarveier.
Å velge en ny publiseringsløsning eller digital plattform er derfor krevende for enhver organisasjon. For offentlig sektor er det en enda mer strabasiøs prosess, på grunn av alle de formelle kravene, lovene og reglene man må følge. Men med god forberedelse og forståelse kan denne reisen bli mye smidigere.
Denne guiden gjør forhåpentligvis prosessen litt mindre smertefull. Det vil naturligvis komme utfordringer og uforutsette problemer underveis, men med en god plan og metode i bakhånd kan man overvinne disse med stø hånd.
Appendiks
Eksempler på offentlige utlysninger
Nyttige ressurser
- Enonic-guide: Slik velger du riktig CMS
- Anskaffelsesforskriften: Lovdata
- Standardavtaler: SSA-L Avtale om løpende tjenestekjøp
Kontaktinformasjon for hjelp og veiledning
- DFØ - Direktoratet for forvaltning og økonomistyring: Tilbyr veiledning om offentlige anskaffelser
- Digdir - Digitaliseringsdirektoratet: Ressurser for digitalisering i offentlig sektor