10 typer rapporter for ditt digitale prosjekt

Det finnes flere forskjellige typer rapporter du kan opprette i ditt digitale prosjekt. Her er noen vanlige typer.

Ikke alle vil være relevante for ditt spesifikke prosjekt, men velg de som er det. Ideelt sett bør noen av disse rapportene implementeres før ditt digitale prosjekt starter (dette er grunnen til at du bør lese hele oppskriften før du begynner å lage mat!).

1. Kommunikasjonsplan

Denne foreløpige rapporten inkluderer alt du bør vite om kommunikasjon med ditt team og interessenter. En kommunikasjonsplan beskriver ofte:

• Hva slags kommunikasjon som vil forekomme i prosjektet – som ledermøter, teammøter, lederapportering, prosjektopptegnelser
• Hvem som er involvert i kommunikasjonen – som interessenter, konsulenter
• Hvor ofte kommunikasjonen vil forekomme – som daglig, ukentlig, annenhver uke, månedlig
• Hva som må kommuniseres – som rapporter, møteprotokoller, detaljer, oppsummeringer
• Hvordan informasjonen vil bli distribuert – som møter, rapporter, e-post, Slack

2. Prosjekttidslinje

En tidslinje angir det foreslåtte løpet av det digitale prosjektet fra start til slutt. Det kan gjøres visuelt eller mer tradisjonelt, men det viktigste er å nevne datoene som vil være av interesse for dine interessenter, som forventede milepælsdatoer.

3. Prosjektbudsjett/finansiell rapport

Siden kostnad er ett av tre nøkkel-elementer som begrenser et gitt digitalt prosjekt (de to andre er omfang og tidsplan), er det viktig å lage en prosjektbudsjett-rapport. Denne finansielle rapporten bør ideelt sett vise budsjettet versus de faktiske kostnadene, noe som kan hjelpe deg med å drive prosjektet ved å advare deg hvis tallene avviker for mye.

Se også: 9 grunner til at Enonic er CMS-et som forener din organisasjon »

4. Ressursrapport

En annen foreløpig rapport ment å gjøre det lettere for prosjektorganisasjonen og ledelsen. Et digitalt prosjektteam kan være lite og tett sammensveiset, men kan også være stort og spenne over ulike avdelinger, selskaper og regioner.

Å opprette og vedlikeholde en liste over teammedlemmer, deres roller og kontaktinformasjon vil hjelpe teamet til å jobbe mer effektivt sammen. Å legge til hva de skal gjøre og når vil hjelpe ressursrapporten til å bli et uvurderlig verktøy for prosjektledelse – på denne måten kan du hjelpe til med å tildele folk til riktige oppgaver, fjerne dupliserte oppgaver, planlegge tilleggskilder og så videre.

5. Statusrapport

En statusrapport vil fortelle mottakeren om den nåværende tilstanden til ditt digitale prosjekt, samt den planlagte fremdriften. Hvilken informasjon som skal inkluderes avhenger av prosjektets natur, men noen vanlige elementer kan være handlinger, forpliktelser og tall.

Hvor ofte du bør levere en statusrapport avhenger igjen av prosjektets natur, men i alle tilfeller vil automatisering hjelpe deg med å levere dem hyppigere og mer nøyaktig. Sett opp dashboards og andre verktøy for raskt å hjelpe deg med å hente ut den nødvendige statusinformasjonen som skal distribueres.

6. Risikoanalyse

Ethvert digitalt prosjekt, stort som smått, inkluderer risikofaktorer. En risikoanalyse bør oppsummere risikoprofilen til prosjektet, hvor de største risikoene bør håndteres i detalj – mens de mindre risikoene kan grupperes sammen med en forklaring på hvordan du planlegger å løse disse.

En slik rapport kan også inkludere en risikoregister, hvor du metodisk registrerer enhver hendelse som kan påvirke prosjektet ditt. Deretter bør du regelmessig gjennomgå rapporten for å vurdere statusen til risikoene og om de kan fjernes, eller om nye bør legges til etter hvert som prosjektet skrider frem.

Ikke gå glipp av: Hvis du liker smidige prosjekter, vil du elske Enonic »

7. Handlingslogg

Denne rapporten er ment for dokumentasjonsformål, hvor hvert handlingselement er listet og sporet i en handlingslogg. Handlinger gir deg en oversikt over prosjektet og hva som blir gjort – eller ikke. Samtidig gjør dokumentasjon som dette det enklere å gjennomgå prosessen til prosjektet, lære av feil og fremheve suksesser.

8. Prosjektdashboard

Seniorinteressenter kan være for opptatt til å fordøye rapportene dine i detalj. En idé for å løse dette problemet kan være å lage et prosjektdashboard med interaktive grafer og rapporter som viser alle de høynivåmessige, essensielle statusene i ditt digitale prosjekt.

9. Styre-/lederrapport

I noen tilfeller, ofte involverende de mest erfarne interessentene som styremedlemmer og ledere relatert til ditt digitale prosjekt, må du lage spesielt skreddersydde rapporter med relevant høynivåinformasjon. Dette er personer som trenger å vite den generelle fremgangen, budsjettstatusen, om KPI-er er nådd, og andre aspekter de kan bidra til å løse.

10. Avviksrapport

En avviksrapport sammenligner det planlagte utfallet av ditt digitale prosjekt med det faktiske utfallet, når det gjelder kostnad, fullføring, mål og så videre. Avviksrapporten gir deg en måling for å vurdere om du er på rett spor, foran skjemaet eller etterskudd i et gitt felt, slik at du kan endre kurs før det er for sent.