Hva er enterprise-søk?

For mange organisasjoner og bedrifter er en enkel søkemotor i deres digitale plattform tilstrekkelig for deres behov – søking og gjenfinning av digitale ressurser fra deres nettsted til formål som gjenbruk og dokumentasjon.

Så hvorfor trenger du en enterprise-søkeløsning? Hva er dens formelle definisjon? Hva er hovedfunksjonene? Hvordan skiller den seg fra et vanlig søk? Hva får du og din organisasjon ut av det?

Definisjon av enterprise-søk

Enterprise-søk er en programvareløsning hvor autoriserte brukere kan hente innhold fra flere forskjellige kilder.

Mange store organisasjoner i enterprise-klassen har en tendens til å ha akkumulert flere datasystemer over årene og tiårene, noe som resulterer i et komplekst nettverk både internt og eksternt for å utføre oppgaver og operasjoner. Disse datasystemene kan inkludere databaser, intranett, filsystemer, digitale asset management, publiseringsløsninger, og e-post.

Avhengig av enterprise-søkeløsningen, kan kildedataene være strukturerte eller ustrukturerte, og rollen til enterprise-søket er å integrere og vise nevnte data i en klar oversikt. I tillegg bruker mange enterprise-søkeløsninger tilgangskontroller for å definere brukerrettigheter og sikkerhetstiltak.

Hovedingredienser i enterprise-søk

I en enterprise-søkeløsning blir innhold prosessert gjennom spesifikke faser fra kildelager til søkeresultatene, med følgende hovedingredienser:

1. Innsamling av innhold
2. Behandling av innhold
3. Indeksering
4. Forespørselsbehandling
5. Matchingsprosess

Innsamling av innhold består oftest av en push- eller pull-modell. En push-modell integrerer kildesystemet og søkemotoren ved en tilkobling som dytter nytt innhold direkte til et API, noe som er viktig for sanntidsindeksering. En pull-modell samler innhold via nettkryping eller en databasetilkobling, hvor sistnevnte ofte ser etter nytt, oppdatert eller slettet innhold fra kilden.

Behandling av innhold konverterer innkommende dokumenter, som kan være i mange forskjellige formater, til ren tekst ved bruk av dokumentfiltre. Mange prosesser normaliserer innhold for å forbedre tilbakekalling og presisjon, med metoder som stemming, lemmatisering, synonymeutvidelse, enhetsekstraksjon, ordklassemerking, og tokenisering. Sistnevnte deler innholdet inn i små bokstaver (case-insensitive) tokens, som dermed fungerer som den grunnleggende enheten for matching.

Indeksering lagrer deler av den resulterende teksten i en indeks optimalisert for raske oppslag, uten å lagre hele teksten av dokumentet. En indeks kan inkludere en ordbok av alle unike ord, rangering og termfrekvens.

Forespørselsbehandling skjer når en bruker sender en forespørsel til systemet, som består av det inntastede begrepet sammen med navigasjonsalternativer som fasettering og sideinformasjon.

Matchingsprosess utføres ved å sammenligne den behandlede forespørselen med den lagrede indeksen, og enterprise-søkeløsningen returnerer resultater som matcher referansekildedokumentene.

Ikke glem headless: Hybrid er det nye headless »

Forskjeller fra vanlig søk

Enterprise-søk settes ofte i kontrast med både websøk, som bruker søketeknologi på innhold på det åpne nettet – og desktopsøk, som bruker søketeknologi på innhold på en enkelt datamaskin.

Enterprise-søk dreier seg ofte om å lage tilkoblinger skreddersydd til behovene spesifikke for din organisasjons brukstilfelle. Foruten nevnte indeksering av innhold fra flere lagre, kan enterprise-søk inkludere følgende differensierende funksjoner:

• Føderert søk
• Enterprise-bokmerking
• Enhetsekstraksjon
• Fasettert søk
• Tekstklustering
• Brukergrensesnitt
• Tilgangskontroll

Føderert søk transformerer og sender en forespørsel til forskjellige kilder med riktig syntaks, før den slår sammen og presenterer de innsamlede resultatene i et enhetlig og sorterbart format med minimal duplisering.

Enterprise-bokmerking er et samarbeidsbasert merkesystem for klassifisering av strukturert og semi-strukturert enterprise-data for å vises i søkeresultatene.

Enhetsekstraksjon finner og klassifiserer elementer i tekst i forhåndsdefinerte kategorier, som navn på personer, organisasjoner, steder, tid og dato, mengder, prosentandeler og mer.

Fasettert søk er en teknikk som lar brukere begrense søkeresultatene ved å bruke filtre basert på fasettert klassifikasjon av elementene.

Tekstklustering grupperer omfattende søkeresultater i sanntidsberegnede emner basert på beskrivelser, titler, utdrag og metadata – som kompenserer for fasetteringsproblemene med inkompatibel metadata på tvers av forskjellige lagre.

Brukergrensesnitt kan ha rikere UI og være mer komplekst i enterprise-søk for å forbedre produktiviteten, i motsetning til det enkle UI-et til websøk.

Tilgangskontroll begrenser tilgangen til innholdet basert på individuelle brukeridentiteter, og kan være komplekst på grunn av de mange typene tilgangskontrollmekanismer for forskjellige innholdskilder.

Få mest mulig ut av det: Å oversette teknologi til forretningsverdi »

Hva får jeg ut av det?

En enterprise-søkeløsning er et kraftig verktøy for å indeksere, søke og vise innhold fra alle dine organisasjoners komplekse lagre på en rask, sikker og lett administrerbar måte.

Imidlertid avhenger det helt av brukstilfellet om det er verdt å implementere enterprise-søk i din organisasjon. Et viktig krav er at din organisasjon har mye data i forskjellige systemer som må gjøres tilgjengelig. Hvis ikke, trenger din organisasjon sannsynligvis bare et enkelt søk, som ligner på web- eller desktopsøk.

Mens fordelene med enterprise-søk har blitt direkte og indirekte påpekt allerede, lister CEOWORLD Magazine fire flere fordeler:

1. Forbedret beslutningstaking
2. Økt produktivitet
3. Bedre kundeservice
4. Kostnadseffektivitet

Forbedret beslutningstaking oppnås ved å gjøre viktig data, som finansielle rapporter og juridiske dokumenter, lett tilgjengelige for ledere – når de trenger det under kritiske overveielser.

Økt produktivitet betyr at ansatte bruker mindre tid på å lete etter informasjon i siloer og trege søkemotorer, og i stedet benytter et enterprise-søk for raskt å finne det de trenger.

Bedre kundeservice kan oppnås på to måter i enterprise-søk, den første er en ekstern implementering av løsningen – som lar potensielle kunder og kunder søke og finne informasjon selv, i sitt eget tempo. Den andre tilnærmingen gjelder kundesupport som kan finne relevant informasjon raskt for å hjelpe kundene.

Kostnadseffektivitet er kulminasjonen av de tre foregående faktorene, ved å gjøre ROI gradvis høyere etter hvert som tiden går etter å ha implementert løsningen og lært opp ansatte.

Ekstra kilde: AIIM