VIDs "Min side" byr på en smidig studentopplevelse

Introduksjon

VID er et privat, ikke-kommersielt spesialisert universitet med hovedkontor i Oslo. VID er også til stede i blant annet Bergen, Stavanger og Tromsø, og tilbyr utdanningsprogrammer innen helsefag, samfunnsfag og teologi for totalt 6000 studenter.

Administrasjonen ved VID hadde over tid observert og mottatt tilbakemeldinger om at den digitale brukeropplevelsen for studenter var suboptimal, spesielt når det gjaldt opptaksprosessen. Våren 2022 satte VID sammen en forprosjektgruppe med personer fra ulike funksjoner som fakultet, administrasjon, IT, HR og økonomi for å kartlegge hele studentreisen.

Målet var å forberede et prosjekt der Enonic-partneren Frontkom etter hvert ville forbedre studentopplevelsen betydelig.

Utfordring

Den største utfordringen studentene stod overfor var alle de ulike tjenestene de måtte forholde seg til. Studentene måtte hente informasjon på ulike tidspunkter fra:

• VIDs nettsted
• Canvas (læringsplattform)
• TimeEdit (timeplaner)
• Nettskjema (skjemaer)
• Inspera (eksamenssystem)
• ServicePortalen (studenttjeneste)
• Sikresiden (krisehåndtering)

Det store antallet tjenester var forvirrende og demotiverte studentene fra å navigere gjennom sin reise.

Dette førte også til en annen, relatert utfordring. Studentene hadde ingen enhetlig studentopplevelse. I løpet av studiene sendes studentene i forskjellige retninger avhengig av ulike hendelser.

Studentene mottar for eksempel et kort for printertilgang, søker om studielån, registrerer seg for studier og eksamener, og søker om utveksling. Alle disse hendelsene skjer på ulike steder, som det internasjonale kontoret, studenttjenesten, fakultetet og Lånekassen.

En tredje utfordring var antallet sider studentene måtte klikke seg gjennom og navigere i, og som VID-ansatte måtte redigere. Resultatet av dette uoversiktlige innholdet var det samme for begge parter: utdatert informasjon.

På den andre siden av utdanningsmynten var det heller ingen enhet eller avdeling ved VID som kjente til hele studentreisen fra A til Å. Spørsmål som «hva skjer med studenten nå?» og «hvem kontakter studenten, og når?» dukket ofte opp under forprosjektet.

VID kartla dermed studentreisen og skapte nyttige personas som:

• Samira Student: 19 år, vil bli sykepleier, rett fra videregående 
• Morten Midtveis: Ikke full studieprogresjon, alltid litt på etterskudd, ønsker å dra på utveksling 
• Vilma Vilmye: Klassisk deltidsstudent, 40+, familie, travel, ønsker faglig påfyll

Hvordan kunne VID sikre at disse studentpersonaene utførte de samme oppgavene, og samtidig garantere at deres unike informasjon var tilgjengelig akkurat når de trengte den? Å rydde opp i informasjonen og timeplanen viste seg å være en betydelig utfordring.

For eksempel illustrerte onboardingsprosessen for VIDs organisasjon hvorfor de måtte reformere. Spørsmålet «hva er det første studenten får fra VID?» ble besvart med «et tørt PIN-kodebrev».

VID endret ikke bare spesifikke elementer som dette i studentopplevelsen – de måtte også reorganisere seg selv for å gjenspeile den nye digitale reisen.

Løsning

For å gjøre mengden av tjenester håndterbar, samt informasjonen relevant og tidsriktig, så VID for seg en "Min Side"-løsning. Ett enkelt grensesnitt som gir studentene det de trenger når de trenger det.

Det norske digitale byrået Frontkom, som spesialiserer seg på utdanningssektoren, ble hentet inn for å realisere VIDs visjon ved hjelp av den fleksible Enonic-plattformen. De utnyttet Enonics API-integrasjonsmuligheter til å levere et sentralisert integrasjons- og cachelag for API-data.

Enonic Content Studio leverer robuste funksjoner for innholdsforvaltning, noe som ga VID fleksibiliteten til å lage og tilpasse nettstedets innhold og struktur etter behov. Andre nyttige funksjoner inkluderer automatisk menyopprettelse, planlagt publisering av innhold, og rik tekstredigering, som muliggjør en visuell opplevelse for innholdsredaktører.

Enonic gir VID et fleksibelt verktøy som gjør det enkelt å utvikle innhold og tilpasninger. Spesielt funksjonaliteten som gjør det mulig med tilpasset innhold for dedikerte grupper var nøkkelen til en vellykket plattform.

Den resulterende portalen – Min side – er en progressiv webapp som fungerer som mobilapp og nettside, og viser dynamisk og personlig innhold basert på brukerens individuelle preferanser og persona. Portalen henter data fra flere forskjellige tjenester og viser relevant informasjon fra disse på en praktisk måte, til rett tid, for studenten.

Portalen er organisert som følger:

• En personlig hilsen
• Snarveier til de mest brukte tjenestene/verktøyene
• Oppgaveliste
• Timeplan

Alt i portalen er sentrert rundt fasene som er viktige for studentene –innmelding som student, praksis, eksamener, utveksling og avslutning. Oppgavelisten er alltid rettet mot å oppnå mål innenfor disse fasene, og det samme gjelder det redaksjonelle innholdet.

Førstegangsbrukere i portalen får en steg-for-steg-guide til de viktigste oppgavene som må gjøres. De logger først inn på FEIDE, som er en tjeneste for felles identitetsforvaltning i den norske utdanningssektoren. Etter innlogging ser studentene de viktigste verktøyene, som timeplan, obligatoriske undervisningsøkter, varsler fra Canvas, nyheter og arrangementer. Dette visningen er dynamisk.

Image element has no data-image-ref attibute!

Potensielle utvekslingsstudenter får på sin side en oppgaveliste med oppgaver og informasjon relatert til deres spesifikke behov. VID-ansatte har satt opp landingssider og skjemaer i Enonic, hvor den innebygde tilgangsstyringen gir de rette personene tilgang til å administrere det relevante innholdet.

Når praksisperioden nærmer seg for studentene, ser de dynamiske oppgavelister med oppgaver de må huske å gjennomføre for at studiene skal være gyldige. Portalen gir også en oversikt over fag og campus-tilhørighet, samt muligheten til å bestille rom, registrere seg til eksamen og mer.

Den dynamiske og personaliserte naturen til portalen er utviklet av Frontkom på Enonic-plattformen. Hver innholdstype – oppgaver, nyheter, artikler, arrangementer, landingssider, skoleinformasjon og administratorbeskjeder – er segmentert. Segmenteringen bestemmes av ulike faktorer, inkludert campus, studieår, programmer, kurs, klasser og grupper.