Det løsningsarkitekter bør vurdere ved valg av ny innholdsplattform

Hva prøver du å oppnå når du vurderer en plattform?

Når du har begynt å vurdere alternativer, kan følgende mål nå være øverst i tankene dine:

• Finne en god prosess for å velge en plattform for å erstatte den eksisterende eller bygge noe nytt
• Prøve å finne forskjellene mellom løsningene som er undersøkt og se hvordan de oppfyller behovene dere har i hele organisasjonen
• Sette sammen liste over alle aktuelle leverandører
• Velge en plattform for de neste 10 årene

Hva er dine viktigste ting å vurdere?

Det kan være mange problemstillinger å vurdere, men her er tre vanlige:

• Å kunne forstå forskjellen mellom de mulige løsningene
• Ivareta alle dine interne interessenter
• Finne tid til å gjøre nødvendig evaluering og testing

Hva gjør du for å håndtere disse utfordringene?

Nå som du er godt i gang med prosessen med å velge en ny innholdsplattform, er det på tide å brette opp ermene og gjøre meningsfylt og effektfullt arbeid.

Du bør kartlegge behov og krav på tvers av de ulike avdelingene og interessentene i din organisasjon for å starte den vanligvis omfattende anbudsprosessen (RFP).

Spør også rundt i nettverket ditt etter referanser om de ulike leverandørene – folk kan ha mer informasjon enn du tror!

Når det er på tide å virkelig gjøre leksene dine, sett deg ned og les rapporter for å oppdage reelle forskjeller. Eksempler på slike analytikerrapporter inkluderer Gartner, Forrester og IDC, samt vurderingstjenester som G2 og SoftwareReviews.

Det er ingen skam å motta hjelp. Vurder derfor å ta inn en ekstern konsulent for å hjelpe med evalueringen. De er tross alt eksperter på nettopp slike saker som langvarige og komplekse anskaffelsesprosesser av like komplekse digitale plattformer.

Og så et viktig skritt: opprett et dedikert prosjektteam og sett opp en realistisk, om enn grunnleggende tidsplan for prosjektet.

Deretter er det på tide å identifisere en liste over leverandører, muligens sammen med konsulenten og teamet ditt – basert på din ervervede kunnskap og erfaring.

Til slutt bør du kommunisere med de potensielle leverandørene og gjøre en foreløpig Proof of Concept (PoC).

Hva føler eller tenker du på dette stadiet?

Du er nå mest sannsynlig fokusert på å sørge for at behovene til alle interessenter blir tatt i betraktning. Samtidig er du fortsatt bekymret for å møte prosjektets frist.

Ta en pust i bakken og vit at du ikke er alene i denne situasjonen. Bruk denne guiden fullt ut, som består av kunnskapen til dine kolleger i lignende situasjoner.

Hvordan kan leverandørene hjelpe deg med å gå fra vurdering til beslutning?

Leverandørene bør hjelpe deg å forstå hvordan de skiller seg ut fra konkurrentene, gjennom PoC, personlige demoer, videoer og artikler på deres nettsted.

Leverandørene bør vise:

• Hvordan de støtter din nye digitale strategi
• Hvordan det å bytte til dem vil hjelpe deg med å spare kostnader og penger – så konkret som mulig, helst med tall
• Hvordan det å bytte til dem vil være mer kostnadseffektivt enn å fortsette på den eksisterende plattformen
• Hvordan deres plattform kan brukes til å samle flere systemer
• Hvordan deres plattform kan redusere ditt teknologiske fotavtrykk
• Hvor enkelt det er å få både utviklere og redaktører i gang på deres plattform

Sørg også for å gjennomføre en skikkelig PoC, da dette er et uvurderlig verktøy for å gjøre arbeid i den virkelige verden innen den faktiske plattformen. Deretter bør du understreke behovet for å se på utvikleropplevelsen – og ikke primært det redaksjonelle – da utvikling er den største kostnaden.

Leverandørene bør raskt svare på forespørsler om informasjon og alle andre spørsmål du eller teamet ditt måtte ha. De bør også tilby innhold for å støtte din evaluering – både om evalueringsprosessen som sådan og om deres produkt som en plattform. Dette kan for eksempel være i form av relevante kundehistorier.

Spørsmål å vurdere

• Hvilke leverandører kan hjelpe meg?
• Hva anbefaler anmeldelsestjenestene og analytikerne?
• Hvordan kan utviklere lære denne plattformen?
• Hvordan ser prismodellen ut? Er den forutsigbar?
• Hva er TCO for plattform X vs. plattform Y?
• Kan løsningen kjøre i vår foretrukne sky eller er det en ren SaaS?
• Er den brukervennlig for våre innholdsredaktører?
• Hvor enkelt er det å komme i gang med plattformen for utviklere?
• Hvordan passer dette inn i vår arkitektur (JavaScript, Java, .NET, headless)?
• Hvem bruker denne plattformen?
• Har plattformen alle funksjonene vi trenger?
• Har de et utviklerfellesskap?

Hva prøver du å oppnå i beslutningsstadiet?

I dette tredje og siste stadiet av å velge en ny digital plattform er svaret på hva du prøver å oppnå selvfølgelig gitt: du prøver å avgjøre hvilken digital plattform du skal kjøpe.

Men det er ikke alt. Du vil også:

• Være sikker på at den foretrukne løsningen faktisk løser behovene til organisasjonen din
• Få full oversikt over plattformen (både produkt og selskap) for å sikre at du forstår hvordan plattformen vil hjelpe deg
• Forstå prismodellen og support-modellen

Hva er ditt viktigste smertepunkt ved beslutningen?

Du er nær mållinjen, men den tøffeste kampen gjenstår fortsatt. Her er flere smertepunkter fra av andre rådgivere og løsningsarkitekter som står overfor lignende utfordringer:

• Å være trygg på at du tar det riktige valget når det er vanskelig å sammenligne løsninger
• Finne tid til en ordentlig PoC
• Samle all informasjonen som trengs for å ta en beslutning
• Få resten av organisasjonen om bord og forklare verdien for dem

Hva gjør du for å håndtere utfordringene?

Det kan være fristende å slappe av så nær beslutningen, men nå må du gjøre det mest krevende arbeidet hittil.

Ha møter med interne interessenter for å forsikre deg om at alle behov er dekket – spesielt utvikling, innholdsteamet og markedsføring.

Ha tett dialog med leverandørene og still spørsmål, før du tester plattformen med en PoC eller en demo.

Snakk med organisasjonens juridiske avdeling om kontraktsmessige forhold og overholdelse.

Hva føler eller tenker du på dette beslutningsstadiet?

På dette kritiske stadiet er det ikke rart om du har forbehold mot å ta en beslutning. Den må være riktig, da den har stor innvirkning på både kolleger og på virksomheten.

I disse siste dagene, ikke glem å fokusere på å få full oversikt!

Hvordan kan leverandøren hjelpe deg med å gå fra beslutning til kjøp?

Hvis en plattform er et toppalternativ, er det lurt å arrangere et møte med leverandøren for å sikre at du vurderer alle viktige faktorer. Du bør også få hjelp til å skaffe deg den fulle oversikten du trenger.

I denne beslutningsfasen bør leverandørene:

• Gjøre det så enkelt som mulig å få på plass en ordentlig PoC
• Tilby referanser for å bygge tillit og bevismateriale
• Være praktisk til stede i prosessen, slik at du kan føle at de er investert i din suksess
• Være åpne om hva som skjer når du signerer kontrakten – og sørge for at du kan se neste steg

Beslutningsspørsmål å vurdere

• Hva er prisen?
• Hvordan ser kontrakten ut?
• Er leverandøren sertifisert? (f.eks. ISO 27001)
• Hvordan kan vi få en reell følelse av å jobbe med plattformen på enklest mulig måte?
• Hvordan får vi support?
• Hvordan kan vi få opplæring for våre utviklere og redaktører?
• Har vi ressurser til å implementere?
• Hva er de faktiske forskjellene mellom konkurrent X og konkurrent Y?
• Hva er den økonomiske situasjonen til leverandøren?
• Kan vi snakke med relevante referanser?
• Gå gjennom foreslått kontrakt og sørg for at dine standardvilkår er inkludert

Løsningsarkitekter og forretnings- og anskaffelsesteam har mye å vurdere når de skal velge en ny innholdsplattform. Man må evaluere plattformens kapabiliteter og begrensninger, vurdere integrasjon med eksisterende systemer, og vurdere sikkerhet og skalerbarhet.

I tillegg bør man vurdere support og ressursene som tilbys av plattformleverandøren, samt kostnadene og potensiell avkastning på investeringen.

Til syvende og sist vil den riktige plattformen avhenge av de spesifikke behovene og målene til deres organisasjon. Ved å nøye vurdere disse faktorene kan dere ta en informert beslutning som vil underbygge suksessen til deres digitale løsninger.

Lykke til!